FAQ Aggiornamento Formazione Sicurezza — Scadenze per Figura
Ogni quanto va aggiornata la formazione di lavoratori, preposti, dirigenti, RSPP, RLS, addetti antincendio e primo soccorso, cosa scade e quali sono le conseguenze del mancato aggiornamento
1Ogni quanto va aggiornata la formazione del lavoratore?
La formazione specifica del lavoratore va aggiornata ogni 5 anni con un corso di 6 ore, ai sensi dell’Accordo Stato-Regioni del 21/12/2011. La formazione generale (4 ore) è invece un credito formativo permanente e non deve essere ripetuta. L’aggiornamento riguarda l’evoluzione dei rischi, le novità normative e organizzative in materia di sicurezza.
2Ogni quanto si aggiornano preposti e dirigenti?
Il dirigente si aggiorna ogni 5 anni con un corso di 6 ore. Il preposto, dopo le modifiche introdotte dal D.L. 146/2021 (convertito in Legge 215/2021), deve aggiornarsi con cadenza non superiore a 2 anni, a differenza del precedente termine quinquennale. Entrambi gli aggiornamenti sono obbligatori per mantenere la regolarità della posizione.
3Quali sono le scadenze di aggiornamento per RSPP, RLS, antincendio e primo soccorso?
L’RSPP si aggiorna ogni 5 anni (40 ore) e l’ASPP ogni 5 anni (20 ore). Il RLS si aggiorna ogni anno (4 ore fino a 50 lavoratori, 8 ore oltre i 50). Gli addetti antincendio si aggiornano ogni 5 anni (2, 5 o 8 ore secondo il livello, D.M. 02/09/2021). Gli addetti al primo soccorso si aggiornano ogni 3 anni (6 ore per il Gruppo A, 4 ore per i Gruppi B e C).
4Ogni quanto si aggiorna l’abilitazione all’uso delle attrezzature?
Le abilitazioni previste dall’Accordo Stato-Regioni del 22/02/2012 per l’uso di attrezzature (carrelli elevatori, PLE, gru, trattori, escavatori, ecc.) devono essere aggiornate entro 5 anni dalla data di rilascio dell’attestato, con un corso di almeno 4 ore di cui almeno 3 dedicate ai moduli pratici. Il mancato aggiornamento entro la scadenza comporta la decadenza dell’abilitazione fino al completamento del corso.
5Cosa succede se la formazione scade e non viene aggiornata?
Una formazione scaduta equivale, sul piano della conformità, a una formazione mancante. Il datore di lavoro che impiega lavoratori con formazione non aggiornata viola gli obblighi dell’art. 37 del D.Lgs 81/08 ed è esposto a sanzioni penali (arresto o ammenda). In caso di infortunio, la formazione scaduta aggrava la responsabilità del datore di lavoro e può incidere sugli aspetti assicurativi e risarcitori.
6È meglio aggiornare la formazione prima della scadenza?
Sì. È buona prassi pianificare l’aggiornamento prima della scadenza per evitare interruzioni nella validità della formazione e garantire la continuità operativa dei lavoratori e delle figure della sicurezza. Tenere uno scadenzario della formazione aziendale consente di programmare per tempo i corsi, evitare scoperture e dimostrare la diligenza del datore di lavoro in caso di controlli da parte degli organi di vigilanza.
7Quali figure aziendali sono soggette all’aggiornamento periodico obbligatorio in materia di sicurezza?
Il sistema di formazione sulla sicurezza previsto dal D.Lgs 81/08 e dagli accordi Stato-Regioni impone l’aggiornamento periodico a tutte le principali figure della prevenzione aziendale. I lavoratori devono aggiornarsi ogni cinque anni con un corso di 6 ore (Accordo SR 21/12/2011). I preposti hanno lo stesso obbligo: aggiornamento quinquennale di 6 ore. I dirigenti devono frequentare 6 ore di aggiornamento ogni cinque anni (Accordo SR 21/12/2011). L’RLS deve aggiornarsi annualmente: 4 ore nelle imprese fino a 50 dipendenti, 8 ore nelle imprese con più di 50 dipendenti (art. 37 comma 11 D.Lgs 81/08). Il RSPP e l’ASPP devono completare 40 ore (RSPP) e 28 ore (ASPP) di aggiornamento ogni cinque anni (Accordo SR 26/01/2006). Gli addetti antincendio si aggiornano ogni cinque anni; gli addetti al primo soccorso ogni tre anni.
8L’aggiornamento per i lavoratori deve coprire gli stessi argomenti del corso iniziale?
No, l’aggiornamento periodico non è una ripetizione del corso iniziale: ha una finalità diversa, orientata all’approfondimento, al recepimento delle novità normative e tecniche, e all’analisi degli andamenti infortunistici nel settore. L’Accordo SR 21/12/2011 prevede che i contenuti dell’aggiornamento siano scelti in relazione alle evoluzioni normative e ai cambiamenti organizzativi e produttivi avvenuti nell’azienda nell’arco del quinquennio. L’aggiornamento può includere: nuove disposizioni legislative in materia di sicurezza; modifiche alle procedure aziendali di emergenza; analisi di infortuni e quasi-infortuni occorsi in azienda o nel settore; aggiornamenti su nuovi rischi introdotti da nuove attrezzature o sostanze. Per i lavoratori che abbiano cambiato mansione o che siano stati esposti a nuovi rischi nel corso del quinquennio, l’aggiornamento deve includere necessariamente la formazione specifica sui nuovi rischi.
9L’aggiornamento del RSPP può essere svolto in modalità e-learning?
Sì, l’aggiornamento del RSPP e dell’ASPP può essere svolto in modalità e-learning, in conformità con quanto previsto dall’Accordo SR 26/01/2006 e dalle successive integrazioni. L’Accordo SR 21/12/2011 ha confermato la possibilità di erogare in e-learning i contenuti di carattere normativo e teorico, purché le piattaforme rispettino i requisiti tecnici (monitoraggio dei tempi di connessione, test di verifica dell’apprendimento, rilascio automatico dell’attestato). La parte pratica — laddove prevista per specifici moduli — non può essere svolta in modalità e-learning. Nel caso dell’aggiornamento RSPP, poiché i contenuti dell’aggiornamento sono prevalentemente di carattere normativo, tecnico e procedurale, la modalità e-learning è ampiamente utilizzata e ritenuta conforme alla normativa. L’attestato rilasciato al termine di un corso e-learning che soddisfi i requisiti degli accordi Stato-Regioni ha lo stesso valore di un attestato rilasciato per un corso in aula.
10Se un lavoratore ha frequentato il corso di aggiornamento in un’altra azienda, vale anche nella nuova?
Sì, l’attestato di aggiornamento è personale e non è legato all’azienda presso cui è stato acquisito: il lavoratore che cambia datore di lavoro mantiene la validità del proprio attestato fino alla scadenza originaria, purché la nuova mansione e i rischi presenti nella nuova azienda siano comparabili a quelli per cui la formazione è stata erogata. Il nuovo datore di lavoro, tuttavia, ha l’obbligo di valutare l’adeguatezza della formazione pregressa del lavoratore rispetto ai rischi specifici della propria realtà aziendale: se la nuova mansione comporta rischi aggiuntivi o diversi rispetto a quelli coperti dalla formazione precedente, deve integrare la formazione con i moduli specifici mancanti. Non è invece necessario ripetere l’intero corso da capo. È buona pratica richiedere al lavoratore in ingresso l’esibizione di tutti gli attestati di formazione e abilitazione in suo possesso, verificandone la congruenza con le mansioni che dovrà svolgere.
11L’aggiornamento della formazione deve essere pianificato nel piano formativo aziendale?
Sebbene il D.Lgs 81/08 non imponga esplicitamente la redazione di un piano formativo formale, la corretta gestione degli obblighi di aggiornamento richiede necessariamente una pianificazione sistematica. Il piano di formazione aziendale — che include il censimento delle scadenze formative di tutti i lavoratori, il calendario dei corsi di aggiornamento e il budget allocato — è uno strumento di compliance indispensabile, specialmente nelle aziende di medie e grandi dimensioni. Il piano formativo è richiesto anche in sede di certificazione dei sistemi di gestione della sicurezza (OHSAS 18001, ISO 45001) e può essere oggetto di verifica da parte degli organi di vigilanza nell’ambito delle ispezioni aziendali. Nelle aziende che aderiscono a sistemi OT23 (oscillazione del tasso INAIL per prevenzione), la presenza e l’attuazione di un piano formativo aggiornato è uno degli indicatori di merito valutati dall’INAIL ai fini della riduzione del tasso.
12Il lavoratore con attestato scaduto può continuare a lavorare?
Un lavoratore con attestato di formazione scaduto può continuare a svolgere le proprie mansioni, ma il datore di lavoro è in situazione di inadempimento rispetto all’obbligo di formazione periodica previsto dall’art. 37 del D.Lgs 81/08. Questo inadempimento non comporta automaticamente la sospensione del lavoratore, ma espone il datore di lavoro a sanzioni in caso di ispezione. Per le abilitazioni specifiche (carrellisti, PLE, lavori in quota, spazi confinati), la scadenza ha un effetto più diretto: il lavoratore privo di abilitazione valida non dovrebbe essere adibito alle mansioni per le quali l’abilitazione è richiesta, a rischio di violare l’art. 73 del D.Lgs 81/08 (uso delle attrezzature di lavoro). In caso di infortunio occorso dopo la scadenza dell’attestato, la mancata formazione periodica costituisce un elemento aggravante nella valutazione della responsabilità del datore di lavoro.
13Quali sanzioni rischia il datore di lavoro per la mancata formazione periodica?
Il datore di lavoro che non garantisce il rinnovo della formazione nei termini previsti viola l’art. 37 del D.Lgs 81/08, con le sanzioni previste dall’art. 55 comma 5 lettera c): arresto da due a quattro mesi o ammenda da 1.474,21 a 6.388,23 euro per ogni lavoratore non formato. La sanzione è applicata per ciascun lavoratore privo di formazione valida, quindi in aziende con più dipendenti la somma delle ammende può essere considerevole. Gli organi di vigilanza (ASL, Ispettorato del Lavoro) in sede di ispezione verificano la documentazione formativa attraverso il registro delle presenze ai corsi, gli attestati e il relativo piano di formazione aziendale. In caso di infortuni sul lavoro, la Procura della Repubblica può disporre indagini che verifichino anche la regolarità della formazione, e la sua mancanza aggraverà il profilo di responsabilità penale del datore di lavoro.
14Come ci si regolarizza se la formazione è scaduta?
La regolarizzazione della formazione scaduta richiede che il lavoratore frequenti il corso di aggiornamento previsto per la specifica tipologia di attestato: non è necessario ripetere il corso base nella sua interezza, ma solo l’aggiornamento. Per la formazione lavoratori (Accordo SR 21/12/2011), l’aggiornamento ha durata di 6 ore. Per le abilitazioni specifiche (carrelli, PLE, antincendio, primo soccorso), le ore di aggiornamento sono definite dall’accordo o dal decreto specifico. È consigliabile procedere con urgenza alla regolarizzazione non appena si riscontra la scadenza, documentando la data di scoperta del problema e la data di avvio delle misure correttive: in caso di ispezione, la buona fede e la proattività nell’adeguamento possono essere valutate favorevolmente dall’organo di vigilanza ai fini della definizione della sanzione. Alcune ASL accettano un piano di regolarizzazione scritto come misura transitoria in attesa del completamento dei corsi.
15Come si organizza un sistema aziendale per monitorare le scadenze formative?
Un sistema efficace di monitoraggio delle scadenze formative è uno strumento indispensabile per la gestione della compliance in materia di sicurezza. Le soluzioni più diffuse prevedono: un registro informatizzato (foglio di calcolo, software gestionale HR o software specializzato per la sicurezza) in cui per ogni lavoratore sono riportati i corsi frequentati, le date di rilascio degli attestati e le date di scadenza; l’impostazione di alert automatici (email, notifiche push) almeno novanta giorni prima della scadenza, per consentire la pianificazione dei corsi di aggiornamento con adeguato anticipo; l’affidamento della gestione delle scadenze all’RSPP o a una figura dedicata alla sicurezza aziendale (safety manager, ufficio HR). Per le imprese più piccole, l’RSPP esterno o il consulente del lavoro possono fornire un servizio di monitoraggio delle scadenze formative nell’ambito del contratto di consulenza. L’Accordo SR 21/12/2011 non impone un formato specifico per il registro formativo, ma la documentazione deve essere completa e accessibile.
16L'aggiornamento va fatto entro la data esatta dei 5 anni o c'è una tolleranza?
La normativa non prevede un periodo di tolleranza formale: l'aggiornamento dovrebbe essere completato entro 5 anni dalla data dell'attestato precedente o dell'ultimo aggiornamento. Nella prassi ispettiva, l'Ispettorato Territoriale del Lavoro può impartire una prescrizione ai sensi del D.Lgs 758/1994 che consente all'azienda di regolarizzare la posizione entro un termine fissato. È tuttavia fortemente consigliabile programmare l'aggiornamento con anticipo, evitando di trovarsi in ritardo, per garantire la continuità operativa del lavoratore nelle mansioni soggette a formazione obbligatoria.
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