- Categoria
- Per il datore di lavoro
- Pubblicato
- 22 giugno 2026
- Ultimo aggiornamento
- 22 giugno 2026
- Tempo di lettura
- 12 min (2302 parole)
- Autore
- A cura della Redazione 123Formazione
- Riferimenti normativi
- D.Lgs 81/2008 – Testo Unico sulla Sicurezza sul Lavoro · Accordo Stato-Regioni 21/12/2011 – Formazione lavoratori · INAIL – Linee guida per il lavoro al videoterminale
A cura della Redazione 123Formazione
Revisione: team tecnico sicurezza
Ultimo aggiornamento: 22 giugno 2026
Classificazione del rischio negli uffici: rischio basso e obblighi minimi D.Lgs 81/08
Gli uffici e gli ambienti di lavoro amministrativi rientrano nella categoria del rischio basso ai sensi del D.Lgs 81/08, così come definita dall'art. 28 e dall'Allegato II dell'Accordo Stato-Regioni del 21 dicembre 2011. Questa classificazione non esonera il datore di lavoro dagli obblighi fondamentali: la valutazione di tutti i rischi presenti (art. 17), la redazione del DVR, la nomina dell'RSPP e dell'RLS, la designazione degli addetti al primo soccorso e alla gestione delle emergenze. In sintesi, il rischio basso riduce alcune soglie quantitative — ore di formazione, periodicità della sorveglianza sanitaria — ma non elimina l'impianto normativo.
Il Documento di Valutazione dei Rischi di un ufficio deve considerare almeno i seguenti fattori: utilizzo di videoterminali (Titolo VII artt. 172-179), illuminazione e microclima (Titolo II Capo III), rischio incendio (D.M. 02/09/2021 e D.P.R. 151/2011), rischio elettrico legato agli impianti e alle apparecchiature, stress lavoro-correlato (art. 28 comma 1), nonché eventuali rischi specifici connessi alla natura dell'attività (es. gestione di sostanze chimiche nei laboratori amministrativi, accesso di pubblico esterno). Il DVR non è un documento statico: va aggiornato ogni volta che cambiano le condizioni di lavoro, si introducono nuovi strumenti o si riorganizzano gli spazi.
Per le aziende con meno di dieci lavoratori, il datore di lavoro può autocertificare la valutazione dei rischi fino alla scadenza prevista dalla normativa vigente, ma rimane comunque obbligato ad adottare tutte le misure preventive. Anche l'ufficio con due soli dipendenti deve garantire la presenza di almeno un addetto al primo soccorso e uno antincendio adeguatamente formati, predisporre un piano di emergenza (anche semplificato) e assicurare condizioni ambientali conformi alle norme tecniche di riferimento.
Videoterminali (VDT): Titolo VII D.Lgs 81/08 artt. 172-179, soglia 20 ore settimanali, pause, sorveglianza sanitaria
Il Titolo VII del D.Lgs 81/08, agli artt. 172-179, disciplina in modo specifico la tutela dei lavoratori che utilizzano attrezzature munite di videoterminali. La normativa si applica a tutti coloro che utilizzano un'attrezzatura con VDT — monitor di computer, laptop, tablet con tastiera esterna — per almeno venti ore settimanali, deducendo le interruzioni. Questa soglia è il primo elemento da verificare nel DVR: i lavoratori che superano le venti ore settimanali di utilizzo dello schermo sono esposti al rischio VDT e devono godere delle tutele previste dalla norma.
L'art. 175 stabilisce che il lavoratore-VDT ha diritto a una pausa di quindici minuti ogni centoventi minuti di applicazione continuativa allo schermo. Le pause possono essere sostituite con cambiamenti di attività che riducano il carico visivo e posturale (es. archiviazione fisica, attività telefoniche, colloqui con colleghi), purché accordati in sede di contrattazione collettiva o aziendale. Le interruzioni non possono essere cumulate a fine turno né posticipate sistematicamente: il rispetto dei tempi di pausa è verificabile in sede di ispezione e la sua mancata applicazione configura una violazione sanzionabile.
La sorveglianza sanitaria per i lavoratori VDT è disciplinata dall'art. 176: il medico competente effettua la visita preventiva prima dell'assegnazione alla mansione e le visite periodiche a cadenza non superiore a due anni (quinquennale per i lavoratori non a rischio specifico visivo). Il medico valuta in particolare la funzionalità visiva e l'apparato muscolo-scheletrico. Se emergono disturbi — affaticamento visivo, cefalee frequenti, dolori cervicali ricorrenti — il lavoratore ha diritto a una visita straordinaria a propria richiesta. I costi della sorveglianza sanitaria sono a carico del datore di lavoro.
Ergonomia della postazione di lavoro: seduta regolabile, schermo, tastiera, illuminazione UNI EN 12464-1
L'art. 174 del D.Lgs 81/08, integrato dall'Allegato XXXIV, definisce i requisiti minimi della postazione di lavoro con videoterminale. La seduta deve essere regolabile in altezza, con schienale reclinabile e supporto lombare adeguato; i piedi devono poggiare comodamente a terra o su un poggiapiedi. La distanza dagli occhi allo schermo deve essere compresa tra 50 e 70 cm, con il bordo superiore del monitor posizionato all'altezza degli occhi o leggermente al di sotto, per evitare flessioni eccessive del rachide cervicale. Queste misure non sono raccomandazioni: sono obblighi di legge il cui rispetto è verificabile in sede di sopralluogo da parte degli organi di vigilanza.
La tastiera deve essere separata dallo schermo, inclinabile e posizionata in modo da lasciare spazio libero davanti a sé per appoggiare i polsi durante le pause dalla digitazione. Il mouse deve essere posto alla stessa altezza della tastiera e sufficientemente vicino al bordo del piano di lavoro. Il piano di lavoro deve avere una superficie opaca a bassa riflettanza, dimensioni adeguate a contenere tastiera, mouse, monitor e documenti di consultazione, e altezza preferibilmente regolabile tra 70 e 80 cm. Lo spazio sotto la scrivania deve essere libero per consentire cambi di postura frequenti.
L'illuminazione degli uffici è regolata dalla norma UNI EN 12464-1, che prescrive un illuminamento minimo di 500 lux sul piano di lavoro per le postazioni con videoterminale, con un indice di resa cromatica Ra ≥ 80. La luce naturale è preferibile, ma deve essere controllata con tende o veneziane per evitare abbagliamenti diretti o riflessi sullo schermo. L'illuminazione artificiale supplementare deve essere diffusa e priva di sfarfallio (frequenza ≥ 100 Hz). Riflessi, punti luce a contrasto eccessivo e orientamento errato dello schermo rispetto alle finestre sono tra le cause più frequenti di affaticamento visivo e cefalea nei lavoratori d'ufficio.
Microclima negli uffici: temperatura 18-26°C, umidità 40-60%, ventilazione naturale vs meccanica
Il microclima degli ambienti di lavoro è disciplinato dal Titolo II, Capo III del D.Lgs 81/08 e dai relativi Allegati tecnici, nonché dalle norme ISO 7730 e UNI EN 15251 per gli edifici ad uso terziario. Per gli uffici, le condizioni ottimali di comfort termico prevedono una temperatura dell'aria compresa tra 18 °C e 26 °C a seconda della stagione (18-22 °C in inverno con indumenti da ufficio, 22-26 °C in estate), un'umidità relativa tra il 40 % e il 60 %, e una velocità dell'aria inferiore a 0,15 m/s per evitare correnti fastidiose. Il superamento di questi parametri — specialmente temperature estive superiori a 26-27 °C — può configurare una condizione di disagio lavorativo rilevante ai fini del DVR.
La ventilazione degli uffici può essere naturale o meccanica. La ventilazione naturale tramite apertura di finestre è preferibile per la qualità dell'aria, ma in edifici moderni con facciate continue è spesso insufficiente a garantire ricambi adeguati. I sistemi di condizionamento e ventilazione meccanica controllata (VMC) devono essere dimensionati in modo da garantire almeno 20-30 m³/h di aria fresca per occupante (norma UNI EN 13779) e sottoposti a manutenzione periodica: filtri sporchi e condotti non puliti sono cause accertate di peggioramento della qualità dell'aria interna e di sindrome dell'edificio malato (Sick Building Syndrome).
Il datore di lavoro è tenuto a verificare periodicamente il corretto funzionamento degli impianti di climatizzazione e a registrare gli interventi manutentivi. In caso di guasti prolungati che determinino temperature superiori a 30 °C o inferiori a 17 °C, il lavoratore può richiedere l'adozione di misure alternative (orari flessibili, postazioni in aree climatizzate) o, in casi estremi, l'interruzione dell'attività lavorativa. L'INAIL ha pubblicato linee guida specifiche per la valutazione del microclima nei luoghi di lavoro, strumento utile al medico competente e all'RSPP nella redazione della sezione microclima del DVR.
Rischio incendio negli uffici: categoria rischio basso, DM 02/09/2021, piano evacuazione, estintori
Il rischio incendio negli uffici è regolato dal D.M. 02/09/2021 (che ha sostituito il D.M. 10/03/1998), il quale introduce un approccio prestazionale alla sicurezza antincendio. La grande maggioranza degli uffici rientra nella categoria di rischio basso: ambienti con superficie limitata, materiali ordinari a bassa combustibilità, assenza di sostanze infiammabili stoccate, con una densità di carico d'incendio generalmente inferiore ai 200 MJ/m². Rientrano nella categoria media o alta solo gli uffici con elevata presenza di carta e archivi, server room con impianti elettrici significativi, o superfici superiori ai 1.000 m².
Per gli uffici a rischio basso, il D.M. 02/09/2021 prevede misure di prevenzione minime: presenza di almeno un estintore portatile ogni 300 m² (con una carica minima di 13A/144B), segnaletica di sicurezza conforme alla norma UNI ISO 7010, illuminazione di emergenza sui percorsi di esodo, e porte resistenti al fuoco (EI 30 almeno) per le vie di uscita nei casi previsti. Il piano di emergenza deve essere disponibile e comunicato a tutti i lavoratori: deve indicare le vie di esodo, i punti di raccolta e le procedure da seguire in caso di evacuazione.
Gli addetti alla gestione delle emergenze antincendio negli uffici a rischio basso devono aver frequentato il corso antincendio di 4 ore (rischio basso) ai sensi del D.M. 02/09/2021. Il numero minimo di addetti è definito dal piano di emergenza, ma non può essere inferiore a uno per turno di lavoro. Le prove di evacuazione devono essere effettuate almeno una volta all'anno: la mancata esecuzione è una non conformità rilevabile in sede di audit SGS o di ispezione ASL. Il registro delle prove di evacuazione e degli interventi sugli estintori (revisione ogni sei anni, collaudo ogni dodici) va conservato in azienda.
Formazione obbligatoria per lavoratori d'ufficio: 4+4 ore rischio basso, antincendio, primo soccorso
L'Accordo Stato-Regioni del 21 dicembre 2011 (recepito con il D.M. 6 marzo 2013) definisce la durata e i contenuti della formazione obbligatoria per i lavoratori in funzione della classe di rischio aziendale. I lavoratori degli uffici rientrano nella categoria rischio basso e devono ricevere: 4 ore di formazione generale (normativa, principi di prevenzione, figure del sistema di prevenzione aziendale) e 4 ore di formazione specifica sul rischio basso (rischi propri della mansione, VDT, ergonomia, microclima, gestione delle emergenze). La formazione va completata entro 60 giorni dall'assunzione e va aggiornata ogni 5 anni (6 ore per i lavoratori a rischio basso).
Gli addetti antincendio negli uffici a rischio basso devono frequentare un corso di 4 ore (modulo teorico + pratico sull'uso dell'estintore), secondo il D.M. 02/09/2021. Gli addetti al primo soccorso nelle aziende di Gruppo B e C (uffici con più di 3 dipendenti non rientranti nel Gruppo A) devono seguire un corso di 12 ore articolato in tre moduli, con aggiornamento triennale di 6 ore. Entrambi i corsi possono essere erogati in modalità mista (teorica in e-learning, pratica in aula) da enti di formazione accreditati.
Per le figure apicali — datore di lavoro che assume il ruolo di RSPP nelle aziende fino a 30 dipendenti a rischio basso, preposti, dirigenti — sono previsti percorsi formativi distinti e più strutturati. Il datore di lavoro-RSPP deve seguire un corso di 16 ore (rischio basso) con aggiornamento quinquennale. I preposti hanno l'obbligo, introdotto dalla Legge 215/2021 (che ha modificato l'art. 37 del D.Lgs 81/08), di frequentare un corso specifico di 6 ore con aggiornamento biennale. La mancata formazione delle figure apicali è una delle violazioni più frequentemente rilevate in sede di ispezione e comporta sanzioni amministrative significative.
Riferimenti normativi
- D.Lgs 81/2008 – Testo Unico sulla Sicurezza sul Lavoro (normattiva.it)
- Accordo Stato-Regioni 21/12/2011 – Formazione lavoratori (gazzettaufficiale.it)
- INAIL – Linee guida per il lavoro al videoterminale (inail.it)
Fonti
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