FAQ Registri e Documentazione SSL Digitale
Domande frequenti su registro infortuni digitale e SINP INAIL, denuncia infortuni telematica, registro esposti a cancerogeni, cartella sanitaria del medico competente, conservazione documentazione SSL in cloud e DVR in formato digitale ai sensi del D.Lgs 81/08 e del D.Lgs 82/2005.
1Il registro infortuni cartaceo è ancora obbligatorio nel 2025?
No. Il registro infortuni cartaceo è stato formalmente abolito dal D.M. 25 maggio 2016, emanato in attuazione dell’art. 21, comma 4, del D.Lgs 151/2015 (c.d. Jobs Act deleghe). Il D.M. 25/05/2016 ha sospeso l’obbligo di tenuta del registro cartaceo in attesa della piena operatività del SINP (Sistema Informativo Nazionale per la Prevenzione nei Luoghi di Lavoro), previsto dall’art. 8 del D.Lgs 81/08 e gestito da INAIL in collaborazione con INPS, Ministero della Salute e Ispettorato del Lavoro. Poiché il SINP non è ancora pienamente operativo nella sua funzione sostitutiva del registro, i datori di lavoro non sono tenuti a tenere né a esibire in sede ispettiva il registro infortuni cartaceo. Rimane tuttavia in vigore l’obbligo di denuncia/comunicazione degli infortuni all’INAIL tramite il portale telematico: entro 2 giorni dalla ricezione del certificato medico per infortuni con prognosi superiore a 3 giorni, immediatamente per infortuni mortali o con pericolo di vita. Il registro cartaceo non deve essere confuso con la documentazione interna che alcune aziende scelgono di mantenere volontariamente per il monitoraggio degli eventi.
2Come si denuncia un infortunio all’INAIL nel 2025?
Dal 22 marzo 2021, la denuncia di infortunio all’INAIL avviene esclusivamente in via telematica attraverso il portale Servizi Online di INAIL (www.inail.it). Il datore di lavoro, o un intermediario abilitato (consulente del lavoro, CAF, professionista con delega), accede al portale e compila il modello di denuncia (denominato «denuncia/comunicazione di infortunio»). I termini di invio sono i seguenti: entro 2 giorni lavorativi dalla ricezione del certificato medico per infortuni con prognosi superiore a 3 giorni che comportano astensione dal lavoro; in forma immediata (entro 24 ore) per infortuni mortali o con pericolo di vita, con comunicazione anche alla Procura della Repubblica e all’Ispettorato del Lavoro territorialmente competente. La denuncia deve includere: dati anagrafici e contrattuali del lavoratore; data, ora e luogo dell’evento; modalità di accadimento e dinamica dell’infortunio; diagnosi e prognosi riportate sul certificato medico. Anche il medico che presta le prime cure è tenuto a inviare telematicamente il certificato infortunistico direttamente all’INAIL. Il datore di lavoro che non rispetta i termini rischia sanzioni amministrative da 548 a 1.973 euro per ogni denuncia omessa o tardiva.
3Chi deve tenere il registro degli esposti a cancerogeni e mutageni?
L’obbligo di tenuta del registro degli esposti ad agenti cancerogeni e mutageni è posto in capo al datore di lavoro dall’art. 243 del D.Lgs 81/08 (Titolo IX, Capo II). Il registro deve essere istituito per ciascun lavoratore esposto e deve riportare: dati anagrafici e qualifica professionale; tipo di lavorazione svolta; agente o agenti cancerogeni/mutageni a cui il lavoratore è esposto; stima del livello di esposizione per via inalatoria e cutanea, con indicazione dei metodi di misurazione utilizzati; dispositivi di protezione individuale adottati. Il medico competente e il RSPP collaborano con il datore di lavoro per l’aggiornamento del registro. Una copia è inviata all’INAIL (Direzione territoriale competente) e al medico competente. Il registro deve essere conservato per 40 anni dall’ultima registrazione, considerata la lunga latenza delle malattie professionali da cancerogeni. In caso di cessazione dell’attività aziendale, il registro è consegnato all’INAIL, che ne assicura la custodia e la consultabilità anche per finalità epidemiologiche. La mancata istituzione o aggiornamento del registro è sanzionata dall’art. 260 D.Lgs 81/08.
4Cosa contiene la cartella sanitaria e di rischio del medico competente?
La cartella sanitaria e di rischio è il documento individuale che il medico competente è obbligato a redigere e aggiornare per ogni lavoratore sottoposto a sorveglianza sanitaria, ai sensi dell’art. 25, comma 1, lett. c), e dell’Allegato 3A del D.Lgs 81/08. Il contenuto minimo obbligatorio comprende: dati anagrafici e storia lavorativa del lavoratore; anamnesi familiare, fisiologica e patologica remota e prossima; descrizione dei rischi specifici lavorativi a cui il soggetto è esposto e dei relativi livelli di esposizione; esiti delle visite mediche preventive e periodiche con date; risultati delle indagini strumentali e specialistiche richieste dal medico competente; eventuali indicazioni clinico-preventive espresse dal medico; giudizio di idoneità alla mansione specifica (idoneo, idoneo con prescrizioni o limitazioni, temporaneamente inidoneo, inidoneo in forma permanente) con relativa motivazione; eventuali DPI prescritti per ragioni sanitarie. La cartella è documento sanitario riservato: il datore di lavoro ha accesso esclusivamente al giudizio di idoneità, non ai dati clinici.
5Per quanto tempo si conservano le cartelle sanitarie dopo la cessazione del rapporto di lavoro?
L’art. 25, comma 1, lett. e), del D.Lgs 81/08 stabilisce i termini minimi di conservazione delle cartelle sanitarie e di rischio: almeno dieci anni dalla cessazione del rapporto di lavoro nel caso generale; almeno quarant’anni in caso di esposizione ad agenti biologici, cancerogeni o mutageni, tenuto conto dell’elevata latenza delle patologie correlate. La custodia spetta al medico competente per la durata del proprio incarico; al termine del mandato, il medico è obbligato a consegnare le cartelle al datore di lavoro, che le conserva per il periodo residuo. In caso di cessazione dell’attività aziendale, il datore di lavoro trasmette le cartelle all’INAIL secondo le modalità indicate dall’Istituto. Al termine del rapporto di lavoro, il lavoratore ha diritto di ricevere copia della propria cartella sanitaria e dei referti degli accertamenti specialistici. I dati contenuti nelle cartelle costituiscono dati particolari (ex «dati sensibili») ai sensi dell’art. 9 del Regolamento UE 2016/679 (GDPR) e soggiacciono alle misure di sicurezza rafforzate previste per il trattamento dei dati sulla salute.
6Il DVR può essere tenuto solo in formato digitale?
Sì. L’art. 28, comma 2, del D.Lgs 81/08 consente la redazione e conservazione del DVR (Documento di Valutazione dei Rischi) in formato elettronico, a condizione che il documento sia firmato con firma elettronica qualificata o firma digitale ai sensi del CAD (D.Lgs 82/2005, art. 24), che garantisce l’autenticità, l’integrità e la data certa del documento. Un DVR in formato PDF sottoscritto con firma elettronica semplice (es. inserimento di un’immagine della firma) non è conforme, in quanto non assicura l’immodificabilità del contenuto né la certezza della data. La data certa è un requisito sostanziale: può essere ottenuta con marca temporale elettronica (art. 41 CAD) oppure tramite PEC. Il DVR digitale deve essere consultabile in qualsiasi momento dal RLS (Rappresentante dei Lavoratori per la Sicurezza), dal medico competente, dall’RSPP e dall’organo di vigilanza. Le aziende con meno di 10 lavoratori possono utilizzare i modelli standardizzati predisposti dalle Commissioni consultive ministeriali per settore (art. 29, comma 5, D.Lgs 81/08), anche in formato digitale.
7La documentazione SSL può essere conservata in cloud?
Sì, con condizioni specifiche. Il D.Lgs 82/2005 (Codice dell’Amministrazione Digitale) e il Regolamento Privacy UE 2016/679 (GDPR) consentono la conservazione in cloud della documentazione SSL (DVR, DUVRI, cartelle sanitarie, attestati di formazione, registri, POS, PSC, ecc.) purché siano rispettati requisiti precisi. Il fornitore del servizio cloud deve essere qualificato come responsabile del trattamento ai sensi dell’art. 28 GDPR, con relativo contratto scritto che definisca finalità, misure di sicurezza e istruzioni di trattamento. I dati devono essere archiviati su server ubicati nell’Unione Europea o in Paesi con decisione di adeguatezza della Commissione Europea. Devono essere garantite: cifratura dei dati a riposo e in transito; tracciabilità degli accessi (log di sistema); politica di backup che assicuri il ripristino in caso di guasti; procedure di disaster recovery. La conservazione delle cartelle sanitarie in cloud richiede misure di sicurezza rafforzate per la natura particolare dei dati sulla salute. Il datore di lavoro rimane titolare del trattamento e risponde in sede ispettiva per la corretta gestione e la disponibilità della documentazione.
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