FAQ Infortuni sul Lavoro e Denuncia all’INAIL — Obblighi e Termini
Guida agli obblighi del datore di lavoro in caso di infortunio sul lavoro: denuncia e comunicazione all’INAIL, termini di trasmissione, comunicazione a fini statistici e informativi tramite il sistema telematico e abolizione del registro infortuni cartaceo con il SINP
1Quando il datore di lavoro deve denunciare un infortunio all’INAIL?
Il datore di lavoro ha l’obbligo di presentare denuncia all’INAIL per gli infortuni sul lavoro che comportino un’assenza dal lavoro superiore a tre giorni, escluso quello dell’evento. La denuncia di infortunio va trasmessa in via telematica entro due giorni dalla ricezione del certificato medico che attesta l’inabilità. In caso di infortunio mortale o con pericolo di morte, la denuncia deve essere inviata entro ventiquattro ore dall’evento. La denuncia ha finalità sia assicurative, per l’erogazione delle prestazioni al lavoratore, sia di vigilanza.
2Qual è la differenza tra denuncia di infortunio e comunicazione a fini statistici?
La denuncia di infortunio è l’adempimento assicurativo con cui il datore di lavoro segnala all’INAIL gli infortuni con prognosi superiore a tre giorni, ai fini dell’apertura della pratica e dell’erogazione delle prestazioni. La comunicazione a fini statistici e informativi è invece un adempimento distinto, introdotto dall’art. 18 comma 1 lettera r del D.Lgs 81/08, con cui il datore comunica all’INAIL anche gli infortuni che comportano un’assenza di almeno un giorno, escluso quello dell’evento, a fini statistici e informativi e alimenta il Sistema Informativo Nazionale per la Prevenzione (SINP). I due obblighi rispondono quindi a finalità differenti.
3Entro quali termini va inviata la comunicazione di infortunio?
I termini variano in base al tipo di adempimento. La denuncia di infortunio con prognosi superiore a tre giorni va trasmessa entro due giorni dalla ricezione del certificato medico, mentre per gli infortuni mortali o con pericolo di morte il termine è di ventiquattro ore. La comunicazione a fini statistici e informativi degli infortuni con prognosi di almeno un giorno, escluso quello dell’evento, segue le modalità e i termini stabiliti dalla normativa di settore e viene effettuata tramite il sistema telematico dell’INAIL. Il rispetto dei termini è essenziale per evitare sanzioni amministrative.
4È vero che il registro infortuni cartaceo è stato abolito?
Sì. Il registro infortuni cartaceo, che il datore di lavoro doveva tenere e aggiornare in azienda, è stato soppresso. L’obbligo è venuto meno a seguito dell’istituzione del Sistema Informativo Nazionale per la Prevenzione nei luoghi di lavoro (SINP) e dell’avvio della comunicazione telematica degli infortuni all’INAIL: le informazioni un tempo riportate nel registro confluiscono ora nel sistema informativo nazionale alimentato dalle comunicazioni telematiche. Resta fermo l’obbligo di denuncia e di comunicazione all’INAIL, che assolve anche alla funzione informativa precedentemente svolta dal registro.
5Cosa deve fare il lavoratore in caso di infortunio?
Il lavoratore che subisce un infortunio sul lavoro deve darne immediata notizia al proprio datore di lavoro, anche per consentirgli di rispettare i termini di denuncia, e deve sottoporsi alle cure mediche per ottenere il certificato medico di infortunio. Il certificato viene di norma trasmesso telematicamente all’INAIL direttamente dal medico o dalla struttura sanitaria che presta la prima assistenza; il lavoratore deve comunicare al datore di lavoro i riferimenti del certificato. La tempestiva segnalazione è importante sia per la tutela assicurativa del lavoratore sia per il corretto adempimento degli obblighi a carico dell’azienda.
6Quali sanzioni rischia il datore di lavoro che non denuncia un infortunio?
L’omessa o tardiva denuncia di infortunio all’INAIL e l’omessa comunicazione a fini statistici e informativi espongono il datore di lavoro a sanzioni amministrative pecuniarie. In particolare, la mancata comunicazione degli infortuni a fini statistici e informativi è sanzionata ai sensi dell’art. 55 del D.Lgs 81/08, mentre la violazione degli obblighi di denuncia assicurativa è sanzionata dalla normativa INAIL. Oltre alle sanzioni economiche, l’inadempimento può avere riflessi sulla posizione assicurativa e, nei casi più gravi, sull’accertamento delle responsabilità in materia di sicurezza. È quindi essenziale rispettare tempi e modalità previsti.
7Cos’è il registro infortuni elettronico e chi è obbligato a tenerlo?
Il registro infortuni è il documento in cui il datore di lavoro è tenuto a registrare tutti gli infortuni occorsi ai propri dipendenti che abbiano comportato un’assenza dal lavoro di almeno un giorno, escluso quello dell’evento. Con il D.M. 24 ottobre 2014 il registro è diventato esclusivamente elettronico, accessibile tramite il portale INAIL: non è più consentita la tenuta del registro cartaceo. L’obbligo di registrazione è previsto dall’art. 18 comma 1 lettera r del D.Lgs 81/08 e riguarda tutti i datori di lavoro che abbiano almeno un lavoratore dipendente, indipendentemente dal settore produttivo e dalla dimensione aziendale. I lavoratori autonomi (artigiani, liberi professionisti senza dipendenti) non sono soggetti all’obbligo. Il registro deve essere tenuto aggiornato e messo a disposizione degli organi di vigilanza in caso di ispezione.
8Qual è il termine per comunicare all’INAIL un infortunio mortale o grave?
Il D.L. 146/2021, convertito in L. 215/2021, ha introdotto l’obbligo di comunicazione tempestiva all’INAIL degli infortuni mortali e di quelli con prognosi superiore a trenta giorni. Il datore di lavoro deve inviare la comunicazione entro ventiquattro ore dall’evento per gli infortuni con esito mortale o per quelli dei quali è prevista, al momento dell’accadimento, un’assenza superiore a trenta giorni. La comunicazione — distinta dalla denuncia vera e propria, che rimane soggetta al termine di quarantotto ore dal certificato medico — viene effettuata telematicamente tramite il portale INAIL. Entro quarantotto ore dall’evento il datore di lavoro deve inoltre inviare la comunicazione all’Ispettorato Nazionale del Lavoro (INL) per gli infortuni mortali o per quelli che coinvolgono più lavoratori, nonché in tutti i casi in cui la dinamica dell’evento suggerisca un rischio grave e immediato.
9Cos’è un infortunio in itinere e quando è coperto dall’INAIL?
L’infortunio in itinere è l’infortunio occorso al lavoratore durante il normale percorso compiuto per recarsi dal proprio domicilio al luogo di lavoro e viceversa, oppure durante il percorso di andata e ritorno dal luogo di lavoro a quello in cui il lavoratore consuma il pasto, in assenza di mensa aziendale. La tutela INAIL per l’infortunio in itinere è disciplinata dall’art. 12 del D.Lgs 38/2000 e copre anche gli spostamenti per raggiungere il secondo posto di lavoro in caso di doppio rapporto. Affinché l’infortunio in itinere sia indennizzabile, il percorso deve essere quello normalmente usato, non deve essere stato interrotto o deviato per ragioni personali estranee al lavoro (salvo cause di forza maggiore), e l’uso del mezzo privato deve essere necessitato dall’assenza o insufficienza dei mezzi pubblici. L’obbligo di denuncia all’INAIL è identico a quello previsto per gli infortuni sul luogo di lavoro.
10Come si effettua la denuncia infortuni online all’INAIL?
La denuncia di infortunio all’INAIL deve essere trasmessa esclusivamente per via telematica tramite il portale online dell’INAIL (www.inail.it), nella sezione dedicata ai servizi per le aziende. Il datore di lavoro — o il consulente del lavoro delegato — accede con le credenziali aziendali (SPID, CIE o PIN INAIL) e compila il modulo di denuncia inserendo i dati identificativi dell’azienda e del lavoratore infortunato, la data, l’ora e il luogo dell’evento, la descrizione della dinamica dell’infortunio, la parte del corpo lesa e il certificato medico rilasciato dal pronto soccorso o dal medico curante. Il sistema rilascia una ricevuta con numero di protocollo che costituisce prova dell’avvenuta denuncia. La denuncia deve essere corredata del certificato medico di infortunio (non della semplice prognosi), che il lavoratore è tenuto a consegnare al datore di lavoro entro i termini previsti.
11Gli infortuni con assenza fino a tre giorni devono essere denunciati all’INAIL?
Gli infortuni con prognosi pari o inferiore a tre giorni — escluso il giorno dell’evento — non sono soggetti all’obbligo di denuncia all’INAIL né all’obbligo assicurativo in senso stretto: l’INAIL non eroga indennità per i primi tre giorni di inabilità temporanea assoluta (cosiddetto periodo di carenza). Tuttavia, questi eventi devono essere obbligatoriamente registrati nel registro infortuni elettronico entro la fine del mese di accadimento, come previsto dall’art. 18 comma 1 lettera r del D.Lgs 81/08. Il datore di lavoro deve comunque richiedere al lavoratore la consegna del certificato medico e tenerne copia agli atti. La corretta registrazione di questi eventi minori è fondamentale sia per l’analisi degli andamenti infortunistici aziendali sia per la gestione delle oscillazioni del tasso INAIL (MORT/OT23). In caso di aggravamento della prognosi oltre i tre giorni, il datore di lavoro è tenuto a inviare la denuncia all’INAIL entro quarantotto ore.
12Qual è il ruolo dell’RLS dopo un infortunio sul lavoro?
Il Rappresentante dei Lavoratori per la Sicurezza (RLS) svolge un ruolo attivo e riconosciuto dalla normativa nelle attività successive a un infortunio sul lavoro. Ai sensi degli artt. 50 e 35 del D.Lgs 81/08, il datore di lavoro è tenuto a consultare l’RLS in occasione della valutazione dei rischi, inclusa la revisione a seguito di infortuni significativi. L’RLS ha il diritto di accedere al registro infortuni e di ricevere informazioni sugli infortuni occorsi, anche quelli con prognosi inferiore a tre giorni; può partecipare alle riunioni periodiche di sicurezza in cui si analizzano gli andamenti infortunistici e proporre misure correttive. In fase di indagine post-infortunio, l’RLS può contribuire alla ricostruzione della dinamica dell’evento, all’individuazione delle cause radice e alla definizione delle misure di prevenzione da adottare per evitare il ripetersi di eventi analoghi, collaborando con il datore di lavoro, l’RSPP e, se del caso, con gli organi di vigilanza.
13Cosa deve fare il datore di lavoro nelle 24 ore successive a un infortunio?
Per infortuni con prognosi superiore a 3 giorni, l’art. 53 DPR 1124/1965 (come modificato) impone la denuncia telematica all’INAIL entro 2 giorni dal ricevimento del certificato medico; per prognosi superiore a 1 giorno vige l’obbligo di comunicazione INAIL (dal 2017 tramite portale). In caso di infortuni mortali o con pericolo di vita, la comunicazione all’Ispettorato Nazionale del Lavoro e alla Procura competente deve avvenire immediatamente (entro 24 ore). Il registro infortuni cartaceo è stato abolito dal D.Lgs 151/2015; i dati confluiscono nel sistema INAIL.
14Il registro infortuni è ancora obbligatorio nel 2026?
No. Il registro degli infortuni è stato abrogato dall’art. 21, comma 4, del D.Lgs 151/2015 (decreto semplificazioni Jobs Act), con effetto dalla data di operatività delle procedure telematiche INAIL per la denuncia degli infortuni. Da tale data il datore di lavoro non è più obbligato a tenere il registro cartaceo e non è sanzionabile per la sua mancanza. In sostituzione del registro, il datore di lavoro è tenuto, ai sensi dell’art. 18, comma 1, lett. r) del D.Lgs 81/08, a comunicare all’INAIL gli infortuni sul lavoro che comportino un’assenza superiore a un giorno (escluso quello dell’evento), mediante la procedura telematica disponibile sul portale INAIL. Per gli infortuni con assenze superiori a tre giorni, la comunicazione deve avvenire entro 2 giorni dalla ricezione del certificato medico; per quelli con esito mortale o con pericolo di vita, la denuncia va effettuata entro 24 ore.
15Il datore di lavoro ha obblighi aggiuntivi in caso di infortunio in itinere del dipendente?
In caso di infortunio in itinere, il datore di lavoro non ha obblighi preventivi aggiuntivi rispetto a quelli ordinari, poiché l’evento avviene in un percorso fuori dal suo controllo. Tuttavia, ha precisi obblighi di gestione dell’evento: (1) comunicazione telematica all’INAIL entro 2 giorni dal ricevimento del certificato medico se la prognosi è superiore a 3 giorni, e entro 24 ore in caso di infortuni mortali o con pericolo di vita, ai sensi dell’art. 18, comma 1, lett. r) del D.Lgs 81/08; (2) conservazione della documentazione relativa all’infortunio; (3) trasmissione all’INAIL del certificato medico di infortunio. La copertura assicurativa INAIL è automatica: il lavoratore infortunato in itinere presenta il certificato medico al proprio datore, che provvede alla denuncia. Il datore non risponde civilmente né penalmente dell’infortunio in itinere, salvo dimostrazione di un suo comportamento causalmente connesso all’evento.
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