Sicurezza nei studi professionali e uffici tecnici (commercialisti, avvocati, architetti)

Anche lo studio professionale ha obblighi precisi

Studi di commercialisti, avvocati, notai, architetti, ingegneri, geometri e consulenti vengono spesso considerati fuori dal perimetro della sicurezza sul lavoro perché “si lavora al computer”. È un equivoco diffuso: dal momento in cui lo studio impiega anche un solo dipendente, un praticante con rapporto di lavoro, un collaboratore equiparato o personale di segreteria, l’attività rientra nel campo di applicazione del D.Lgs. 81/08, con tutti gli adempimenti che ne conseguono.

I rischi non sono quelli gravi di un cantiere o di un’officina, ma esistono e sono specifici del lavoro intellettuale e d’ufficio: l’uso prolungato di videoterminali (VDT), lo stress lavoro-correlato tipico delle professioni con scadenze e responsabilità elevate, la postura sedentaria, l’illuminazione e il microclima, oltre ai rischi trasversali (elettrico d’ufficio, scivolamenti, emergenze). Il datore di lavoro deve effettuare la valutazione dei rischi, organizzare le emergenze e formare il personale, anche se l’impegno formativo è contenuto.

Formazione dei lavoratori: classe di rischio basso

Le attività di servizi professionali, legali, contabili e tecnici sono classificate, in base ai codici ATECO e all’Accordo Stato-Regioni, nella classe di rischio basso. La formazione dei lavoratori è quindi di 8 ore complessive: 4 ore di formazione generale, comuni a tutti i settori, più 4 ore di formazione specifica sui rischi della mansione d’ufficio.

La formazione va completata prima dell’adibizione e aggiornata di norma ogni cinque anni. Trattandosi di rischio basso, la formazione specifica e quella generale possono essere erogate anche in modalità e-learning, soluzione particolarmente comoda per lo studio professionale, che può così formare segretarie, praticanti e collaboratori senza spostamenti. Va comunque garantita la formazione di ogni nuovo ingresso: anche il praticante o il collaboratore va formato.

Videoterminali (VDT) e sorveglianza sanitaria

Il rischio principale dello studio è l’uso del videoterminale. Ai sensi del Titolo VII del D.Lgs. 81/08, è “videoterminalista” il lavoratore che utilizza il VDT in modo sistematico e abituale per almeno venti ore settimanali: una condizione che ricorre per gran parte del personale di studio. Per questi lavoratori scattano obblighi specifici: postazione ergonomica (sedia, scrivania, monitor, illuminazione), informazione e formazione sui rischi da VDT e sui corretti comportamenti, pause o cambi di attività e diritto alle interruzioni.

Per i videoterminalisti è inoltre prevista la sorveglianza sanitaria da parte del medico competente, con visite di controllo e, in particolare, accertamenti per la funzione visiva, con periodicità definita in base all’età e al giudizio del medico. La formazione specifica sui videoterminali, distinta e più mirata rispetto alla generale del lavoratore, aiuta a prevenire affaticamento visivo e disturbi muscoloscheletrici da postura sedentaria prolungata.

Stress lavoro-correlato e benessere organizzativo

Lo stress lavoro-correlato è un rischio che il D.Lgs. 81/08 impone di valutare per tutte le aziende, e che negli studi professionali è tutt’altro che teorico: carichi di lavoro intensi, scadenze fiscali e processuali, responsabilità professionale, reperibilità e gestione dei clienti possono generare tensione cronica. La valutazione del rischio stress lavoro-correlato, secondo le indicazioni della Commissione consultiva permanente, è un obbligo del datore di lavoro e va aggiornata in caso di cambiamenti organizzativi significativi.

Oltre all’adempimento formale, gestire lo stress significa intervenire sull’organizzazione: distribuzione equilibrata dei carichi, chiarezza dei ruoli, gestione delle scadenze, clima relazionale. Una formazione e una sensibilizzazione del personale sul tema dello stress e del benessere organizzativo contribuiscono a prevenire assenze, errori e turnover, che in uno studio professionale hanno un costo diretto sulla qualità del servizio.

Privacy e GDPR: un obbligo parallelo da non confondere

Gli studi professionali trattano grandi quantità di dati personali e spesso particolari (fiscali, sanitari, giudiziari) di clienti e dipendenti. La normativa privacy — Regolamento UE 2016/679 (GDPR) e Codice privacy — impone al titolare del trattamento di adottare misure adeguate, designare e istruire le persone autorizzate al trattamento e, in molti casi, valutare la nomina di un Responsabile della Protezione dei Dati (DPO). È un obbligo distinto e di natura diversa da quello sulla sicurezza sul lavoro, ma che convive con esso nello stesso studio.

In pratica, segretarie, praticanti e collaboratori che trattano i dati dei clienti vanno formati e istruiti sul corretto trattamento: gestione delle credenziali, riservatezza dei fascicoli, sicurezza informatica di base, gestione delle violazioni (data breach). Pianificare insieme la formazione sulla sicurezza sul lavoro e quella sulla privacy GDPR consente allo studio di coprire entrambi gli obblighi in modo ordinato, senza sovrapposizioni e senza dimenticanze.

Emergenze, figure di sistema e 123Formazione

Anche lo studio deve organizzare la gestione delle emergenze: designare e formare gli addetti al primo soccorso (di norma Gruppo B, corso di 12 ore con aggiornamento triennale) e gli addetti antincendio (tipicamente livello 1, secondo il D.M. 02/09/2021), oltre a individuare le figure di sistema. Nelle realtà di piccole dimensioni il titolare può spesso svolgere direttamente il ruolo di RSPP frequentando il corso per datore di lavoro a rischio basso; dove ci sono dipendenti va designato o eletto l’RLS.

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Smart working e Legge 81/2017: sicurezza nella sede del dipendente

La Legge 81/2017 (Jobs Act del lavoro autonomo e disciplina del lavoro agile), all’art. 22 e segg., regola lo smart working applicabile anche al personale di studi professionali e uffici tecnici. La norma stabilisce che il datore di lavoro mantiene la responsabilità della salute e sicurezza del lavoratore anche durante la prestazione resa al di fuori dei locali aziendali, ma riconosce contestualmente che il rispetto degli obblighi è modulato sulla peculiarità della modalità di lavoro agile: l’ispezione dei luoghi domestici del dipendente non è praticabile né esigibile. La soluzione operativa pratica, ormai consolidata, è la consegna al lavoratore di un’informativa scritta dettagliata sui rischi specifici dello smart working (ergonomia della postazione, illuminazione, microclima, rischio elettrico, pause) con la sottoscrizione del lavoratore per ricevuta e con allegate immagini esemplificative.

L’INAIL ha pubblicato una specifica guida operativa per la valutazione del rischio del lavoro agile e ha confermato la copertura assicurativa per gli infortuni occorsi durante l’orario di lavoro nel domicilio prescelto, a condizione che siano riconducibili a una causa lavorativa (esclusi quindi gli infortuni puramente domestici). Per il personale dello studio in smart working è opportuno garantire una specifica integrazione formativa sugli aspetti ergonomici (regolazione del monitor, distanza visiva, postura, illuminazione) e sull’uso sicuro degli strumenti informatici forniti dal datore (laptop, monitor esterno, eventuali ausili). Il diritto alla disconnessione, sancito dalla stessa Legge 81/2017, è parte integrante della prevenzione dello stress lavoro-correlato e va declinato in un accordo individuale o in un policy aziendale che identifichi le fasce orarie di non reperibilità.

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