Delega di funzioni (art. 16 D.Lgs 81/08): come redigerla passo per passo

Cos’è la delega di funzioni e a cosa serve

La delega di funzioni è l’atto con cui il datore di lavoro trasferisce a un’altra persona (il delegato) l’esercizio di specifici poteri e obblighi in materia di salute e sicurezza, con il conseguente spostamento della responsabilità penale connessa a quelle funzioni. È disciplinata dall’art. 16 del D.Lgs 81/08, che ha codificato un istituto prima di origine giurisprudenziale. Lo scopo non è scaricare le responsabilità, ma organizzare in modo efficace la sicurezza nelle realtà complesse, articolate su più sedi, reparti o cantieri, dove il datore non può materialmente presidiare ogni adempimento.

È fondamentale tenere distinta la delega di funzioni da altri istituti che spesso vengono confusi. La nomina dell’RSPP, del medico competente, degli addetti all’emergenza o dell’RLS non sono deleghe di funzioni: sono designazioni di figure tecniche con compiti propri. Allo stesso modo, l’individuazione di preposti e dirigenti deriva dalle mansioni concretamente svolte (principio di effettività dell’art. 299) e non richiede una delega ex art. 16. La delega serve invece a trasferire obblighi che la legge pone in capo al datore di lavoro, fatti salvi quelli indelegabili. Per il quadro dei ruoli vedi la guida sulla differenza tra preposto, dirigente e datore di lavoro.

I requisiti di validità dell’art. 16, comma 1

Perché la delega sia valida ed efficace, l’art. 16, comma 1, richiede che siano soddisfatte cinque condizioni cumulative. Primo: la delega deve risultare da atto scritto avente data certa (la data certa si ottiene, ad esempio, tramite PEC, autenticazione notarile o timbro postale). Secondo: il delegato deve possedere tutti i requisiti di professionalità ed esperienza richiesti dalla specifica natura delle funzioni delegate; non si può delegare a un soggetto privo delle competenze tecniche per esercitarle realmente.

Terzo: la delega deve attribuire al delegato tutti i poteri di organizzazione, gestione e controllo richiesti dalla natura delle funzioni delegate. Quarto: deve attribuire al delegato l’autonomia di spesa necessaria allo svolgimento delle funzioni: senza budget e potere di firma il delegato non può adottare le misure di prevenzione, e la delega risulta fittizia. Quinto: la delega deve essere accettata dal delegato per iscritto. A questi requisiti l’art. 16, comma 2, aggiunge un onere pubblicitario: alla delega deve essere data adeguata e tempestiva pubblicità (comunicazione al personale, organigramma, ordine di servizio), affinché tutti sappiano chi esercita realmente quelle funzioni.

Cosa NON si può delegare: gli obblighi indelegabili

L’art. 17 del D.Lgs 81/08 individua due obblighi che il datore di lavoro non può in alcun caso delegare: la valutazione di tutti i rischi con la conseguente elaborazione del Documento di Valutazione dei Rischi (DVR) e la designazione del Responsabile del Servizio di Prevenzione e Protezione (RSPP). Si tratta delle scelte strategiche di fondo del sistema di prevenzione aziendale, che la legge riserva in via esclusiva al vertice. Anche con una delega regolare, dunque, la firma del DVR e la nomina dell’RSPP restano in capo al datore.

Tutti gli altri obblighi del datore — manutenzione di luoghi e attrezzature, gestione della sorveglianza sanitaria, informazione e formazione, gestione delle emergenze, fornitura dei DPI, rapporti con appaltatori — sono in linea di principio delegabili, purché la delega rispetti i requisiti dell’art. 16. Per la corretta impostazione del documento indelegabile per eccellenza, vedi la guida sul DVR e sulla sua redazione; per la figura tecnica non delegabile vedi la guida su chi è e cosa fa l’RSPP.

Subdelega: quando e come è ammessa

L’art. 16, comma 3-bis, ammette la subdelega, cioè la possibilità per il delegato di delegare a sua volta specifiche funzioni a un terzo. La subdelega però è soggetta a condizioni più stringenti rispetto alla delega di primo livello. Innanzitutto deve esservi una previa intesa con il datore di lavoro: il delegato non può subdelegare di propria iniziativa, ma solo con il consenso del datore. In secondo luogo, la subdelega deve rispettare gli stessi requisiti formali e sostanziali dell’art. 16, comma 1: forma scritta con data certa, professionalità del subdelegato, poteri di organizzazione e gestione, autonomia di spesa, accettazione scritta e pubblicità.

La legge pone inoltre un limite alla catena: il soggetto subdelegato non può, a sua volta, delegare ulteriormente le funzioni ricevute. La subdelega si ferma quindi al secondo livello. Questo impianto evita la frammentazione incontrollata delle responsabilità e mantiene tracciabile la linea gerarchica della sicurezza. Per costruire correttamente questa linea è indispensabile un organigramma della sicurezza aggiornato: vedi la guida su come costruire l’organigramma della sicurezza.

Cosa resta al datore: vigilanza e culpa in eligendo

La delega di funzioni, anche se perfettamente valida, non esonera mai del tutto il datore di lavoro. L’art. 16, comma 3, stabilisce espressamente che la delega non esclude l’obbligo di vigilanza in capo al datore in ordine al corretto espletamento, da parte del delegato, delle funzioni trasferite. In altre parole, il datore deve controllare che il delegato svolga effettivamente e bene il proprio compito. La norma precisa che l’obbligo di vigilanza si intende assolto, per le imprese che adottano un modello di organizzazione e gestione (MOG) idoneo ex art. 30, attraverso il sistema di verifica e controllo previsto dal modello stesso (art. 16, comma 3, secondo periodo).

A questa responsabilità da omessa vigilanza si affianca la cosiddetta culpa in eligendo: il datore risponde se ha scelto un delegato privo dei requisiti di professionalità ed esperienza, perché in tal caso la delega è invalida fin dall’origine. Per questo la scelta del delegato e la verifica delle sue competenze sono passaggi sostanziali, non formali. Garantire al delegato e all’intera linea di prevenzione una formazione adeguata e aggiornata (datore con compiti di RSPP, dirigenti, preposti) è parte integrante dell’assolvimento di questi doveri: 123Formazione eroga i percorsi formativi per dirigenti e per datori con attestati validi su tutto il territorio nazionale.

Modello operativo: come scrivere una delega efficace

In pratica, una delega ben redatta contiene: l’identificazione delle parti (datore delegante e delegato); il richiamo espresso all’art. 16 D.Lgs 81/08; l’elenco analitico e circoscritto delle funzioni e degli obblighi delegati (evitando formule generiche del tipo “ogni adempimento in materia di sicurezza”); l’attribuzione esplicita dei poteri di organizzazione, gestione e controllo; l’indicazione del budget e dell’autonomia di spesa con eventuali soglie; l’accettazione sottoscritta dal delegato; la data certa.

È buona prassi allegare alla delega il curriculum o la documentazione che attesta i requisiti di professionalità del delegato, dare pubblicità all’atto tramite ordine di servizio e organigramma, e archiviare il tutto nel sistema documentale della sicurezza. Una delega chiara riduce le zone grigie di responsabilità e rende più solida la difesa del datore in caso di contestazione. Per gli adempimenti che restano comunque in capo al vertice vedi le guide sugli obblighi del datore di lavoro e sulle responsabilità del datore in caso di infortunio.

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