Come gestire un’ispezione dell’Ispettorato del Lavoro: guida pratica

Chi può ispezionare l’azienda e con quali poteri

In materia di salute e sicurezza sul lavoro la vigilanza è affidata principalmente alle ASL/Aziende Sanitarie (Servizi di Prevenzione e Sicurezza negli Ambienti di Lavoro, SPSAL) e all’Ispettorato Nazionale del Lavoro (INL), oltre ad altri organi competenti per ambiti specifici (Vigili del Fuoco per la prevenzione incendi, ARPA per gli aspetti ambientali). L’INL, in particolare, ha competenza concorrente in edilizia e in altri settori e coordina l’attività ispettiva sul lavoro. Il personale ispettivo, nell’esercizio delle proprie funzioni, riveste la qualifica di ufficiale o agente di polizia giudiziaria (art. 13 D.Lgs 81/08).

I poteri degli ispettori sono ampi: possono accedere ai luoghi di lavoro senza preavviso, acquisire informazioni e documenti, sentire i lavoratori, eseguire rilievi e misurazioni, impartire prescrizioni e, nei casi previsti, adottare il provvedimento di sospensione dell’attività imprenditoriale (art. 14 D.Lgs 81/08) per gravi violazioni o per impiego di lavoro irregolare oltre le soglie di legge. Conoscere natura e limiti di questi poteri aiuta il datore a collaborare correttamente, senza ostacolare l’attività ispettiva (l’ostacolo è a sua volta sanzionato). Per il quadro generale degli organi vedi le guide su ispezioni ASL e Ispettorato del lavoro e su cosa controlla l’ispettore della sicurezza sul lavoro.

Prepararsi prima: la documentazione sempre pronta

La preparazione è la difesa migliore. L’azienda dovrebbe tenere costantemente aggiornato e facilmente reperibile il nucleo documentale che gli ispettori richiedono per primo: il Documento di Valutazione dei Rischi (DVR) completo di data certa e firme, l’organigramma della sicurezza con le nomine, gli atti di designazione di RSPP, medico competente, addetti antincendio e primo soccorso, il verbale di elezione/designazione dell’RLS, gli attestati di formazione di tutti i lavoratori e delle figure (con date e scadenze), il piano di emergenza e i verbali delle prove di evacuazione.

Vanno inoltre tenuti pronti: il protocollo di sorveglianza sanitaria e i giudizi di idoneità del medico competente, il registro di consegna dei DPI, i libretti e i verbali di verifica periodica delle attrezzature (es. INAIL/ASL per apparecchi di sollevamento e a pressione), il registro dei controlli antincendio, le abilitazioni per attrezzature che le richiedono, e — in caso di lavori affidati a terzi — la verifica dell’idoneità tecnico-professionale e il DUVRI. Un buon scadenzario documentale evita di farsi trovare con attestati scaduti. Per organizzarlo vedi la guida sulla gestione documentale della sicurezza e lo scadenzario.

Durante l’accesso ispettivo: come comportarsi

All’arrivo degli ispettori è importante mantenere un atteggiamento collaborativo e professionale. Il datore (o un suo referente, idealmente il RSPP o un dirigente delegato) dovrebbe identificare gli ispettori e prenderne nota, accompagnarli nel sopralluogo, fornire la documentazione richiesta ed essere presente alle dichiarazioni. Gli ispettori possono sentire i lavoratori separatamente: è un loro diritto e non va ostacolato. È buona prassi annotare puntualmente ciò che viene chiesto, osservato e prelevato, perché tutto confluirà nel verbale.

Conviene rispondere con precisione, senza fornire dichiarazioni avventate o documenti non richiesti, e segnalare con correttezza eventuali misure già adottate o in corso. Se un documento non è immediatamente disponibile, lo si può di norma produrre entro un termine assegnato: è preferibile dichiararlo piuttosto che improvvisare. Avere già pronta la cartellina con i documenti chiave (vedi sezione precedente) rende l’accesso più rapido e trasmette l’immagine di un’azienda organizzata. Per sapere in dettaglio cosa viene tipicamente verificato vedi la guida su cosa controlla l’ispettore della sicurezza sul lavoro.

Il verbale: prescrizioni, diffide e sanzioni

L’attività ispettiva si chiude con la redazione di verbali. Il verbale di primo accesso ispettivo documenta l’ispezione, le persone sentite e la documentazione acquisita. Quando emergono violazioni, gli esiti seguono percorsi diversi a seconda della loro natura. Per le contravvenzioni in materia di sicurezza punite con pena alternativa (arresto o ammenda) si applica la procedura di prescrizione del D.Lgs 758/1994: l’organo di vigilanza impartisce una prescrizione con un termine per eliminare la violazione; se il datore regolarizza e paga la sanzione in misura ridotta (un quarto del massimo dell’ammenda) il reato si estingue.

Per gli illeciti amministrativi si applica invece la diffida obbligatoria (art. 13 D.Lgs 124/2004): il trasgressore che si mette in regola entro il termine paga la sanzione minima ridotta. Esistono poi violazioni più gravi che danno luogo a sospensione dell’attività (art. 14 D.Lgs 81/08), revocabile al ripristino delle condizioni di sicurezza e al pagamento delle somme aggiuntive. Leggere con attenzione il verbale, i termini e le modalità indicate è essenziale: rispettarli consente nella maggioranza dei casi di estinguere o ridurre sensibilmente le sanzioni. Per il dettaglio delle conseguenze vedi le guide su sanzioni e sospensione dell’attività imprenditoriale e su sanzioni per mancata formazione sulla sicurezza.

Adempiere alle prescrizioni e ripristinare la conformità

Ricevuta una prescrizione, la priorità è adempiere entro il termine assegnato: eliminare la violazione, documentare gli interventi (foto, fatture, attestati di formazione conseguiti, verifiche eseguite) e comunicarlo all’organo di vigilanza, che procederà alla verifica dell’avvenuta regolarizzazione. È in questa fase che si concretizza il vantaggio di una risposta rapida: la maggior parte delle violazioni in sicurezza si “chiude” regolarizzando e pagando la sanzione ridotta, evitando il prosieguo penale.

Spesso le prescrizioni riguardano lacune formative (lavoratori, preposti, addetti emergenza non formati o con attestati scaduti) o documentali (DVR non aggiornato, nomine mancanti). In questi casi il percorso di rientro passa dalla formazione e dalla messa in ordine delle nomine. 123Formazione affianca le aziende erogando i corsi per lavoratori, preposti, dirigenti, RLS, RSPP, antincendio, primo soccorso e HACCP, con attestati validi in tutta Italia, utili a chiudere rapidamente le prescrizioni di natura formativa. Per impostare un sistema che prevenga le contestazioni vedi la guida sulla checklist della formazione di sicurezza in azienda.

Come fare ricorso contro verbali e provvedimenti

Se il datore ritiene illegittimo o infondato un provvedimento, dispone di strumenti di tutela. Contro il provvedimento di sospensione dell’attività imprenditoriale (art. 14 D.Lgs 81/08) è ammesso ricorso, entro 30 giorni, alla Direzione interregionale del lavoro o, per i profili igienico-sanitari, al Presidente della Giunta regionale; in mancanza di decisione nei termini previsti il ricorso si intende accolto. Contro le ordinanze-ingiunzione che irrogano sanzioni amministrative è possibile proporre opposizione davanti all’autorità giudiziaria competente (giudice del lavoro o giudice di pace, secondo la materia) nei termini di legge.

In materia di accertamenti su contributi e premi e per altri verbali esiste poi il ricorso al Comitato regionale per i rapporti di lavoro presso l’Ispettorato. Data la varietà dei rimedi e la perentorietà dei termini, è fortemente consigliabile farsi assistere da un consulente del lavoro o da un legale, valutando con attenzione costi e probabilità di successo rispetto alla strada — spesso più conveniente — della regolarizzazione con sanzione ridotta. Per inquadrare l’intero ciclo dei controlli vedi la guida su ispezioni ASL e Ispettorato del lavoro.

Domande frequenti

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