Chi è il preposto nella sicurezza sul lavoro: ruolo, funzioni e responsabilità

La definizione di preposto nel D.Lgs 81/08

L'art. 2, comma 1, lettera e) del D.Lgs 81/08 definisce il preposto come "persona che, in ragione delle competenze professionali e nei limiti di poteri gerarchici e funzionali adeguati alla natura dell'incarico conferitogli, sovrintende alla attività lavorativa e garantisce l'attuazione delle direttive ricevute, controllandone la corretta esecuzione da parte dei lavoratori ed esercitando un funzionale potere di iniziativa". È una definizione tecnico-giuridica che identifica tre elementi costitutivi: la competenza professionale specifica, i poteri adeguati all'incarico e la funzione di sovrintendenza e controllo.

La competenza professionale distingue il preposto da un semplice collega più anziano o più esperto: il preposto deve avere le conoscenze tecniche necessarie per valutare la corretta esecuzione delle lavorazioni affidate ai lavoratori che sovrintende. I poteri adeguati all'incarico implicano che il datore di lavoro deve attribuire al preposto non solo la responsabilità di vigilare, ma anche i mezzi concreti per farlo: il potere di impartire istruzioni, di allontanare i lavoratori dal pericolo e di interrompere le lavorazioni pericolose.

La funzione di sovrintendenza e controllo è il cuore del ruolo: il preposto non è un mero esecutore delle direttive del dirigente o del datore di lavoro, ma esercita un potere autonomo di iniziativa nell'ambito della sicurezza. Questo significa che, di fronte a una situazione di pericolo, il preposto non deve aspettare l'autorizzazione del superiore per intervenire: l'intervento immediato è un obbligo, non una facoltà.

Il preposto di fatto: quando la nomina non basta e quando non c'è

La giurisprudenza penale ha da tempo elaborato il concetto di "preposto di fatto": colui che, indipendentemente da una nomina formale, svolge concretamente le funzioni di supervisione e controllo sui lavoratori. La Corte di Cassazione ha ripetutamente affermato che la qualifica di preposto si acquista in via di fatto quando il soggetto esercita stabili funzioni di direzione e controllo su altri lavoratori, anche in assenza di un atto scritto di nomina.

Il D.L. 146/2021 ha cercato di ridurre il fenomeno del preposto di fatto non nominato, introducendo nell'art. 19 del D.Lgs 81/08 l'obbligo per il datore di lavoro di "individuare il preposto o i preposti per l'attuazione delle misure di cui all'art. 19" e di rendere "chiaramente identificabili" i preposti ai lavoratori. Questa previsione non elimina il preposto di fatto — che resta un concetto giurisprudenziale autonomo — ma crea un obbligo positivo per il datore di lavoro di strutturare formalmente la catena di supervisione.

Per chi riveste il ruolo di preposto, la distinzione tra nomina formale e situazione di fatto ha conseguenze pratiche importanti. Il preposto nominato formalmente conosce i propri obblighi e può adeguarsi; il preposto di fatto li ha comunque, ma spesso senza una formazione adeguata e senza la consapevolezza delle responsabilità che ne derivano. È quindi interesse di tutti — datore di lavoro e lavoratore interessato — che la nomina sia esplicita, scritta, comunicata ai colleghi e accompagnata da un adeguato percorso formativo.

Gli obblighi del preposto: l'art. 19 D.Lgs 81/08 dopo il D.L. 146/2021

L'art. 19 del D.Lgs 81/08 elenca gli obblighi del preposto in materia di salute e sicurezza sul lavoro. La versione attuale, risultante dalle modifiche apportate dal D.L. 146/2021 (convertito dalla L. 215/2021), è più articolata rispetto al testo originario del 2008 e attribuisce al preposto un ruolo più incisivo nella catena della prevenzione.

Il preposto deve: sovrintendere e vigilare sull'osservanza da parte dei singoli lavoratori degli obblighi di legge, nonché delle disposizioni aziendali in materia di salute e sicurezza sul lavoro e di uso dei mezzi di protezione collettivi e dei dispositivi di protezione individuale; in caso di rilevazione di deficienze dei mezzi e delle attrezzature di lavoro e di ogni condizione di pericolo rilevata, intervenire per eliminare o ridurre le situazioni di rischio, segnalando tempestivamente al datore di lavoro o al dirigente le deficienze rilevate e i lavoratori che si trovino in condizione di pericolo grave e imminente.

Il D.L. 146/2021 ha aggiunto l'obbligo di "allontanare il lavoratore dal pericolo in caso di pericolo grave e imminente" e di "richiedere l'osservanza delle misure per il controllo delle situazioni di rischio in caso di emergenza, dando istruzioni affinché i lavoratori, in caso di pericolo grave, immediato e inevitabile, abbandonino il posto di lavoro o la zona pericolosa". Queste integrazioni chiariscono che il preposto ha un potere diretto di intervento, non mediato dall'autorizzazione del superiore, che si attiva in presenza di pericolo imminente.

Ulteriori obblighi riguardano la corretta conservazione e la segnalazione dell'uso dei DPI: il preposto deve verificare non solo che i lavoratori dispongano dei dispositivi di protezione, ma anche che li utilizzino correttamente e che segnalino eventuali guasti o deterioramenti. Deve inoltre segnalare al datore di lavoro o al dirigente le inosservanze delle disposizioni aziendali e di legge in materia di sicurezza, anche quando il lavoratore si rifiuta di correggere il proprio comportamento.

Differenze tra preposto, dirigente e datore di lavoro

Comprendere la gerarchia delle figure della sicurezza è essenziale per attribuire correttamente le responsabilità. Il datore di lavoro è il soggetto titolare del rapporto di lavoro con il lavoratore, che nei casi previsti dalla legge ha la responsabilità dell'organizzazione stessa o dell'unità produttiva in quanto ne esercita i poteri decisionali e di spesa. È in ultima istanza responsabile dell'intero sistema di prevenzione aziendale e degli adempimenti non delegabili (valutazione dei rischi, nomina del RSPP).

Il dirigente è il soggetto che, in ragione delle competenze professionali e dei poteri gerarchici e funzionali adeguati alla natura dell'incarico conferitogli, attua le direttive del datore di lavoro organizzando l'attività lavorativa e vigilando su di essa. Il dirigente opera su un piano strategico-organizzativo: definisce le procedure, organizza le risorse, gestisce i processi. La sua responsabilità si estende all'organizzazione del lavoro nel suo complesso.

Il preposto opera invece sul piano operativo quotidiano: è la figura di prossimità che si trova fisicamente nell'area di lavoro, vede cosa succede in tempo reale e interviene immediatamente. Se il dirigente sceglie quali DPI acquistare e come organizzare le procedure, il preposto verifica che quei DPI vengano effettivamente indossati e che quelle procedure vengano rispettate. Le due funzioni sono complementari e non alternative: in un'organizzazione ben strutturata convivono entrambe.

La distinzione non è solo teorica: ha rilevanza penale diretta. In caso di infortunio, la responsabilità viene attribuita in ragione dei poteri e delle funzioni concretamente esercitate da ciascuna figura. Il preposto risponde per la mancata vigilanza sul comportamento dei lavoratori; il dirigente risponde per le carenze organizzative e procedurali; il datore di lavoro risponde per le omissioni degli adempimenti fondamentali o per la mancata predisposizione dei mezzi necessari. Questi profili di responsabilità possono concorrere: più soggetti possono rispondere per lo stesso infortunio con causali distinte.

La nomina del preposto: forma, comunicazione e pluralità di preposti

Non esiste nel D.Lgs 81/08 una forma prestabilita per la nomina del preposto: il testo normativo non richiede un atto scritto con formula sacramentale. Tuttavia, la nomina scritta è fortemente raccomandata per ragioni probatorie. In caso di infortunio, poter dimostrare che il preposto era stato nominato, che conosceva i propri obblighi e che aveva ricevuto la formazione richiesta è fondamentale per ricostruire correttamente le responsabilità e, in alcuni casi, per limitare quella del datore di lavoro.

Il D.L. 146/2021 ha introdotto l'obbligo di rendere i preposti "chiaramente identificabili" ai lavoratori. Questo significa che non è sufficiente una nomina interna che il preposto conosce ma i lavoratori ignorano: occorre che i dipendenti sappiano chi sono i loro preposti, a chi devono rivolgersi per le segnalazioni e da chi ricevono le direttive in materia di sicurezza. Le modalità concrete di comunicazione (affissione del nominativo nei reparti, comunicazione scritto ai lavoratori, ordine di servizio) sono rimesse all'autonomia organizzativa dell'azienda.

Un'azienda può avere più preposti, uno per ogni reparto, turno, squadra o cantiere. In questo caso è importante che le rispettive sfere di competenza siano chiaramente definite ed eventualmente documentate nell'organigramma della sicurezza: sovrapporre le responsabilità di due preposti sullo stesso gruppo di lavoratori può generare confusione e lacune di vigilanza. Ogni preposto deve essere chiaramente responsabile di un gruppo identificato di lavoratori e di un ambito operativo determinato.

La formazione obbligatoria: sintesi del percorso 2025

Come approfondito nella guida dedicata all'Accordo Rep. 78/CSR 2025, il preposto deve ricevere una formazione specifica distinta da quella del lavoratore. Il percorso attuale si articola in 6 ore di formazione iniziale, da completare prima di assumere le funzioni, e in un aggiornamento biennale di 6 ore, da rinnovarsi ogni due anni.

La formazione del preposto non è facoltativa né delegabile al preposto stesso: è un obbligo del datore di lavoro organizzarla e finanziarla. Il preposto deve partecipare durante l'orario di lavoro e non può essere costretto a seguire i corsi nel proprio tempo libero. Eventuali costi della formazione non possono essere riversati sul preposto.

La scelta dell'ente formativo è una responsabilità del datore di lavoro: affidarsi a soggetti non accreditati o a percorsi che non rispettano i contenuti minimi dell'accordo espone l'azienda al rischio che gli attestati non siano riconosciuti validi in sede di ispezione. Un attestato di formazione del preposto che non rispetta i requisiti dell'Accordo Rep. 78/CSR 2025 equivale, sotto il profilo della responsabilità, a un'assenza di formazione.

La formazione è anche uno strumento di tutela del preposto stesso: chi conosce i propri obblighi e i propri poteri è in grado di esercitarli correttamente, di documentare la propria attività di vigilanza e di segnalare per iscritto le anomalie che non riesce a eliminare autonomamente. Questi comportamenti, se tenuti in modo costante e documentato, consentono al preposto di ridurre la propria esposizione penale pur continuando a svolgere la propria funzione nell'interesse dell'azienda e dei lavoratori.

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