Aggiornamento quinquennale per lavoratori interinali: chi è responsabile e come gestirlo

L'obbligo di aggiornamento quinquennale: base normativa

L'Accordo Stato-Regioni del 21 dicembre 2011, confermato e aggiornato dall'Accordo Rep. 78/CSR del 17 aprile 2025, prevede che la formazione SSL dei lavoratori sia aggiornata ogni cinque anni. L'aggiornamento ha una durata minima di 6 ore per tutti i livelli di rischio e deve riguardare i contenuti che nel quinquennio precedente hanno subito modifiche normative significative, i nuovi rischi emersi nel settore, le procedure di sicurezza aggiornate. Non è un semplice ripasso: deve essere contenutisticamente calibrato sulle novità del periodo.

L'art. 37 c. 5 D.Lgs 81/08 stabilisce che «la formazione dei lavoratori e quella dei loro rappresentanti deve essere periodicamente ripetuta in relazione all'evoluzione dei rischi o all'insorgenza di nuovi rischi». Il quinquennio è il periodo massimo, non l'unico trigger: un cambiamento significativo dell'organizzazione del lavoro, l'introduzione di nuove tecnologie o l'insorgenza di nuovi rischi richiedono un aggiornamento anche prima dei cinque anni. Per i lavoratori somministrati, il cambio di utilizzatore con un profilo di rischio differente può costituire autonomo motivo di formazione integrativa.

Il mancato aggiornamento alla scadenza del quinquennio equivale — sotto il profilo sanzionatorio — alla mancata formazione ab initio: l'art. 55 c. 5 lett. c) D.Lgs 81/08 si applica sia all'omissione iniziale sia all'omissione dell'aggiornamento periodico. Un lavoratore con attestato scaduto da oltre cinque anni è, dal punto di vista normativo, come se non fosse mai stato formato.

Chi è responsabile dell'aggiornamento nella somministrazione

La domanda è più complessa di quanto sembri, perché nella somministrazione il lavoratore ha due datori di lavoro: il somministratore (formale) e l'utilizzatore (sostanziale). Il regime legale suppletivo segue la stessa ripartizione della formazione iniziale: il somministratore è responsabile dell'aggiornamento della formazione generale (6 ore, di cui almeno la parte corrispondente alla formazione generale iniziale); l'utilizzatore è responsabile dell'aggiornamento della formazione specifica e dell'addestramento, proporzionale ai rischi del proprio sito.

In pratica, molte agenzie per il lavoro organizzano proattivamente l'aggiornamento quinquennale dei propri somministrati come parte del servizio di gestione del rapporto di lavoro: avvisano il lavoratore della scadenza, organizzano l'edizione di aggiornamento (in FAD sincrona per la parte generale), aggiornano l'attestato e il fascicolo. Questa gestione proattiva è un elemento di differenziazione del servizio e riduce il rischio che il lavoratore arrivi a una nuova missione con la formazione scaduta.

Se il patto scritto nel contratto commerciale di somministrazione ha trasferito all'agenzia anche gli obblighi di formazione specifica, allora l'aggiornamento quinquennale complessivo è a carico dell'agenzia. In assenza di patto, l'utilizzatore deve organizzare per tempo l'aggiornamento della parte specifica, verificando la data di scadenza dell'attestato del somministrato prima dell'avvio di ogni nuova missione.

Come tracciare la scadenza degli attestati dei lavoratori somministrati

La gestione delle scadenze degli attestati SSL in una popolazione di somministrati con alta rotazione è una delle sfide operative più rilevanti per le agenzie per il lavoro. Un database di formazione strutturato — con campo data di scadenza dell'attestato, alert automatico 60 giorni prima della scadenza, integrazione con il gestionale HR — è lo strumento minimale per non incappare in posizioni scadute. Le agenzie che gestiscono centinaia di somministrati senza un sistema di tracciamento automatico sono esposte a rischi sistemici.

L'attestato nominativo rilasciato dall'ente formatore riporta la data di emissione, il soggetto formatore, il programma seguito e — nelle versioni più recenti conformi all'Accordo Rep. 78/CSR del 17/04/2025 — il QR code di verifica che rimanda a un registro pubblico. La data di scadenza del quinquennio si calcola dalla data di emissione. In caso di sostituzione di attestato (es. corso ripetuto per cambio mansione o livello di rischio), la nuova scadenza decorre dal nuovo attestato.

Un caso frequente nella somministrazione è quello del lavoratore che, nel quinquennio, ha frequentato formazione presso più utilizzatori diversi: parte specifica rischio medio con l'utilizzatore A, aggiornamento antincendio con l'utilizzatore B, addestramento carrelli con l'utilizzatore C. La documentazione frammentata tra più soggetti rende difficile la verifica della completezza. La soluzione migliore è che il somministratore raccolga e conservi copia di tutta la documentazione formativa del lavoratore in un fascicolo unico, aggiornato a ogni missione.

Aggiornamento in corso di missione vs. tra una missione e l'altra

L'aggiornamento quinquennale può essere erogato sia durante una missione in corso sia tra una missione e l'altra. La scelta ha implicazioni pratiche: se erogato durante la missione, il costo organizzativo (ore di assenza dal lavoro) è a carico dell'utilizzatore, che deve garantire la partecipazione del lavoratore senza riduzione retributiva (art. 37 c. 12 D.Lgs 81/08: «la formazione avviene durante l'orario di lavoro e non può comportare oneri economici a carico dei lavoratori»); se erogato tra una missione e l'altra, il costo è sostenuto dall'agenzia nei modi previsti dal CCNL della categoria e dal regolamento Forma.Temp.

Per le agenzie che gestiscono un alto volume di somministrati, la strategia ottimale è quella di distribuire gli aggiornamenti in modo costante durante l'anno, senza aspettare che l'attestato scada. Un programma di aggiornamento quinquennale "per coorte" — in cui tutti i lavoratori assunti nello stesso anno vengono aggiornati insieme dopo cinque anni — riduce la complessità organizzativa e consente di negoziare tariffe di volume con l'ente formatore.

L'aggiornamento erogato in FAD sincrona — ammesso per la parte generale dall'Accordo Rep. 78/CSR del 17/04/2025 — è la modalità più efficiente per le agenzie con lavoratori distribuiti sul territorio nazionale. Permette di erogare l'aggiornamento senza spostamenti, con log di accesso documentato, verifica dell'identità e valutazione dell'apprendimento. La parte pratica (addestramento su attrezzature nuove, esercitazioni) rimane in presenza.

Cosa fare se l'attestato è già scaduto prima di una nuova missione

Se un lavoratore somministrato si presenta per una nuova missione con l'attestato SSL già scaduto, l'utilizzo è formalmente vietato fino al completamento dell'aggiornamento. L'utilizzatore che lo adibisce alla mansione senza formazione aggiornata si espone alle stesse sanzioni previste per la mancata formazione iniziale. Non è possibile derogare all'obbligo di aggiornamento per carenza di alternative o per urgenza organizzativa.

La priorità assoluta è erogare l'aggiornamento prima dell'avvio della missione, o almeno erogare la parte minima indispensabile (formazione generale aggiornata) entro il primo giorno di lavoro, completando la parte specifica nei giorni successivi sotto sorveglianza rafforzata del preposto. Quest'ultima soluzione — erogazione in più tranche — è ammessa dall'Accordo SR Rep. 78/CSR del 17/04/2025 a condizione che sia documentata e che le attività ad alto rischio non siano assegnate al lavoratore prima del completamento della formazione.

In termini organizzativi, la migliore prevenzione è la verifica sistematica dello stato degli attestati prima dell'avvio di ogni missione: l'agenzia dovrebbe avere un processo di check pre-missione che includa la verifica della scadenza della formazione SSL, della sorveglianza sanitaria e di eventuali abilitazioni specifiche (carrelli, antincendio, primo soccorso). Questo check è parte integrante del servizio di un'agenzia per il lavoro che opera in conformità al D.Lgs 81/08.

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