Come nominare RSPP, RLS e addetti alle emergenze: procedure e lettere

Le figure da nominare e la cornice normativa

Il sistema di prevenzione aziendale richiede l’individuazione formale di più figure. Alcune sono designate dal datore di lavoro: il Responsabile del Servizio di Prevenzione e Protezione (RSPP), gli eventuali addetti al servizio (ASPP), il medico competente quando obbligatorio, e gli addetti alle emergenze (antincendio/evacuazione e primo soccorso). Una figura, invece, non è nominata dal datore ma eletta o designata dai lavoratori: il Rappresentante dei Lavoratori per la Sicurezza (RLS). Capire questa differenza è il primo passo per impostare nomine valide.

La designazione di RSPP e addetti alle emergenze è un obbligo del datore (art. 18, comma 1, lett. b, per gli addetti; art. 17, comma 1, lett. b, per l’RSPP, che è obbligo non delegabile). L’RLS è disciplinato dagli artt. 47-50. Tutte le nomine devono essere formalizzate per iscritto, accompagnate dall’accettazione dell’incarico e, soprattutto, sostenute dalla formazione obbligatoria specifica: una nomina senza formazione adeguata è una nomina “di carta”. Per l’inquadramento dei ruoli vedi le guide su figure della sicurezza aziendale e su differenza tra RSPP, RLS e ASPP.

Nominare l’RSPP (e gli ASPP): designazione e requisiti

La designazione dell’RSPP è un obbligo non delegabile del datore. L’RSPP può essere un dipendente interno, un consulente esterno o, nei casi e nei limiti previsti dall’art. 34, lo stesso datore di lavoro che ne svolge i compiti. I requisiti di capacità e di formazione dell’RSPP sono fissati dall’art. 32: titolo di studio, attestati dei moduli A, B e C e aggiornamento periodico. Per il datore-RSPP è previsto invece un corso specifico secondo l’Accordo Stato-Regioni, con durata variabile in base alla classe di rischio dell’attività.

Sul piano operativo, la nomina si formalizza con una lettera di designazione che indica i dati del designato, l’incarico conferito, i compiti del servizio di prevenzione e protezione (art. 33), e a cui il designato appone l’accettazione con firma. Vanno conservati gli attestati che provano il possesso dei requisiti. La designazione va riportata nel DVR (art. 28, comma 2, lett. e) e comunicata, con i relativi nominativi, all’INAIL nei casi previsti. Per le durate e i contenuti dei percorsi vedi le guide su moduli RSPP A, B e C e su quanto dura il corso RSPP; 123Formazione eroga il corso RSPP e l’aggiornamento con attestati validi in tutta Italia.

Far eleggere o designare l’RLS

L’RLS non si “nomina” dall’alto: l’art. 47 stabilisce che è eletto o designato dai lavoratori. Nelle aziende o unità produttive fino a 15 lavoratori l’RLS è di norma eletto direttamente dai lavoratori al loro interno, oppure individuato per più aziende nell’ambito territoriale (RLST). Nelle aziende con più di 15 lavoratori l’RLS è eletto o designato dai lavoratori nell’ambito delle rappresentanze sindacali, secondo le modalità previste dalla contrattazione collettiva. Il numero minimo di RLS varia in base alla dimensione aziendale (uno fino a 200 lavoratori, tre da 201 a 1000, sei oltre).

Il datore non interviene nella scelta, ma deve favorire l’elezione, prendere atto del nominativo e comunicarlo: il nominativo dell’RLS va comunicato all’INAIL e riportato nel DVR. Una volta individuato, l’RLS ha diritto a una formazione specifica (almeno 32 ore iniziali, con aggiornamento annuale) che il datore deve garantire. Se in azienda non si procede all’elezione, le funzioni sono svolte dall’RLS territoriale (RLST). Per le differenze vedi le guide su RLS aziendale e territoriale e su formazione RLS 32 ore e aggiornamento; 123Formazione eroga il corso RLS e l’aggiornamento con attestati validi in tutta Italia.

Nominare gli addetti antincendio e primo soccorso

L’art. 18, comma 1, lett. b, obbliga il datore a designare preventivamente i lavoratori incaricati dell’attuazione delle misure di prevenzione incendi e lotta antincendio, di evacuazione, di salvataggio e di gestione dell’emergenza, nonché gli addetti al primo soccorso. Il numero di addetti non è fissato in modo rigido ma deve essere adeguato a garantire la copertura in ogni turno e situazione (tenendo conto di ferie, assenze, più sedi): la designazione di un solo addetto è quasi sempre insufficiente. Il lavoratore designato non può, se non per giustificato motivo, rifiutare l’incarico.

La nomina si formalizza con lettera di incarico controfirmata per accettazione. Essenziale è la formazione: gli addetti antincendio si formano secondo il D.M. 2 settembre 2021 con corsi di livello 1, 2 o 3 in funzione del livello di rischio incendio dell’attività, con aggiornamento periodico; gli addetti al primo soccorso si formano secondo il D.M. 388/2003 con corsi differenziati per gruppo A, B o C dell’azienda, con aggiornamento triennale almeno della parte pratica. Senza la formazione la designazione non è efficace. Per i dettagli vedi le guide su nomina degli addetti alle emergenze, su antincendio (chi e quanti addetti) e su primo soccorso (quanti addetti); 123Formazione eroga i corsi antincendio e primo soccorso con attestati validi in tutta Italia.

Lettere di incarico e accettazione: cosa devono contenere

Una lettera di nomina ben fatta, qualunque sia la figura, contiene alcuni elementi ricorrenti: l’identificazione del datore e del designato/incaricato; il richiamo alla norma di riferimento (art. 17/18/31-32 o 43-45 per le emergenze); la descrizione dei compiti attribuiti; il riferimento alla formazione che verrà garantita o già posseduta; la data; lo spazio per l’accettazione sottoscritta dall’interessato. Per gli addetti alle emergenze è utile allegare o richiamare il piano di emergenza e le procedure operative; per l’RSPP, i compiti dell’art. 33.

L’accettazione scritta non è una formalità: dimostra che l’interessato è consapevole dell’incarico e dei relativi compiti, elemento utile in caso di contestazione. Per gli addetti, in particolare, accettazione e formazione documentano che l’azienda ha realmente organizzato la gestione delle emergenze. È buona prassi consegnare copia della lettera all’interessato e conservare l’originale firmato nel fascicolo della sicurezza. Per coordinare tutte le figure in un quadro unico vedi la guida su come costruire l’organigramma della sicurezza.

Il registro delle nomine e la tenuta nel tempo

Tutte le nomine vanno raccolte e tenute aggiornate. È consigliabile predisporre un registro (o una sezione dello scadenzario) delle nomine che, per ciascuna figura, riporti il nominativo, la data di nomina e di accettazione, la data dell’ultima formazione e la relativa scadenza di aggiornamento. Questo strumento consente di accorgersi per tempo di nomine venute meno (cessazioni, trasferimenti, cambi di mansione) e di aggiornamenti in scadenza, evitando di trovarsi scoperti in caso di emergenza o di ispezione.

Le nomine non sono statiche: vanno riviste a ogni variazione organizzativa, sostituendo gli addetti che lasciano l’azienda, integrando il numero quando aumentano i lavoratori o le sedi, rinnovando la formazione alle scadenze. Un sistema di nomine ordinato e formato è uno dei segnali più immediati di un’azienda che gestisce davvero la sicurezza. Per organizzare scadenze e archivio in modo sistematico vedi la guida sulla gestione documentale della sicurezza e lo scadenzario; per le date di aggiornamento dei vari corsi vedi la guida su scadenze e aggiornamenti della formazione di sicurezza.

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