Come formare un neo-assunto nel primo giorno: checklist per il datore di lavoro

Prima dell’assunzione: il lavoro di preparazione

La corretta gestione di un neoassunto inizia ben prima del primo giorno di lavoro. Il datore di lavoro deve verificare che il Documento di Valutazione dei Rischi (DVR) sia aggiornato e comprenda la mansione che il nuovo lavoratore andrà a ricoprire: un DVR che non contempla quella figura non consente di definire né la formazione specifica adeguata né le misure di prevenzione da adottare.

In parallelo va verificata la nomina dell’RSPP (o l’autocertifica del datore di lavoro che assume direttamente il ruolo, se ricorrono le condizioni). L’RSPP è la figura che definisce il piano formativo e collabora all’individuazione dei corsi necessari in base ai rischi della mansione.

Prima dell’ingresso in azienda occorre identificare il corso di formazione generale (4 ore per il rischio basso, invariate indipendentemente dal settore) e il corso di formazione specifica, la cui durata varia in base al livello di rischio dell’attività: 4 ore per rischio basso, 8 ore per rischio medio, 12 ore per rischio alto, secondo quanto previsto dall’Accordo Stato-Regioni del 21 dicembre 2011. Se la mansione richiede abilitazioni specifiche — uso di carrelli elevatori, piattaforme di lavoro elevabili, lavori in quota, spazi confinati — quei corsi vanno pianificati con anticipo.

Primo giorno: consegna DPI e istruzione all’uso

Il primo giorno di lavoro il lavoratore non può essere lasciato operare senza i dispositivi di protezione individuale adeguati alla mansione. La consegna dei DPI deve avvenire contestualmente all’inizio dell’attività, insieme all’istruzione sull’uso corretto, sulla manutenzione e sulla sostituzione. Non è sufficiente consegnare il casco o i guanti: il lavoratore deve sapere come indossarli, con quale frequenza verificarli e quando richiederne la sostituzione.

Ogni consegna deve essere documentata nel registro delle consegne DPI, firmato dal lavoratore. Questo registro è uno dei documenti che gli ispettori verificano con maggiore attenzione: la sua assenza, in caso di controllo o di infortunio, costituisce un elemento a sfavore del datore di lavoro.

Oltre ai DPI, il primo giorno è il momento per illustrare le vie di esodo, i punti di raccolta, le uscite di emergenza e il nominativo degli addetti alle emergenze presenti in azienda. Si tratta di informazioni minime che il lavoratore deve conoscere fin dall’inizio, a prescindere dalla formazione formale ancora da completare.

Formazione generale (4 ore) e formazione specifica

L’art. 37 del D.Lgs 81/08 stabilisce che la formazione deve avvenire in occasione della costituzione del rapporto di lavoro o dell’inizio dell’utilizzazione. Il principio è che il lavoratore non deve operare su lavorazioni che comportano rischi prima di aver ricevuto almeno la formazione di base. Nella prassi corretta, la formazione generale dovrebbe essere completata prima dell’assunzione o al massimo il primo giorno, mentre quella specifica può svolgersi nelle prime giornate, con il lavoratore affiancato a un preposto o a un lavoratore esperto per le lavorazioni a maggiore rischio.

La formazione generale (4 ore) copre i concetti fondamentali: il sistema legislativo, i diritti e doveri del lavoratore, la figura del rappresentante dei lavoratori per la sicurezza (RLS), gli organi di vigilanza. La formazione specifica è invece legata ai rischi propri della mansione e del settore e può essere erogata in modalità diverse in base alla normativa applicabile: in aula, in videoconferenza o in e-learning per alcuni profili, con le limitazioni previste dagli Accordi Stato-Regioni per le mansioni che richiedono verifiche pratiche.

Attenzione: per alcune tipologie di formazione specifica — in particolare per mansioni che prevedono l’uso di attrezzature o operazioni con componente pratica rilevante — la modalità e-learning non è ammessa o è ammessa solo in parte. Verificare sempre quanto previsto dalla normativa specifica per il settore e la mansione prima di scegliere la modalità di erogazione.

Informativa art. 36 e nomina addetti emergenza

Accanto alla formazione, l’art. 36 del D.Lgs 81/08 impone al datore di lavoro di fornire a ciascun lavoratore un’adeguata informazione sui rischi specifici dell’azienda, sulle misure di prevenzione adottate, sulle procedure di emergenza e sull’identità delle figure della sicurezza. Questa informativa va consegnata in forma scritta (opuscolo informativo, documento specifico per la mansione o analogo) e la consegna va documentata con firma del ricevente.

Se la mansione del nuovo assunto prevede che ricopra anche il ruolo di addetto antincendio o addetto al primo soccorso, la nomina formale deve avvenire prima che il lavoratore inizi a operare in quella veste, con contestuale pianificazione del corso abilitante se non già in possesso dell’attestato valido. La nomina senza la formazione è una non conformità rilevabile in sede di ispezione.

Sorveglianza sanitaria: visita preventiva

Per le mansioni soggette a sorveglianza sanitaria obbligatoria (lavori con esposizione a rumore, agenti chimici, videoterminali per più di 20 ore settimanali, movimentazione manuale di carichi e altri rischi previsti dal D.Lgs 81/08), il medico competente deve effettuare la visita preventiva prima che il lavoratore venga adibito alla mansione. Questo significa che la visita deve essere calendarizzata e completata prima dell’inizio del lavoro, non successivamente.

Il giudizio di idoneità rilasciato dal medico competente deve essere conservato nel fascicolo sanitario del lavoratore e comunicato allo stesso. Un lavoratore adibito a una mansione senza il giudizio di idoneità preventivo espone il datore di lavoro a sanzioni e, in caso di evento dannoso per la salute, a responsabilità aggravate.

Registro consegne DPI, attestati e archiviazione

Al termine del percorso di onboarding formativo devono essere archiviati: il registro consegna DPI con firma del lavoratore; gli attestati di formazione generale e specifica rilasciati dall’ente o dal formatore; copia dell’informativa art. 36 con firma per ricevuta; il giudizio di idoneità del medico competente; copia della nomina di addetto alle emergenze, se applicabile.

Questi documenti formano il fascicolo del lavoratore e devono essere conservati per tutta la durata del rapporto di lavoro e per i periodi di prescrizione previsti dalla legge. In caso di controllo o di infortunio, la disponibilità immediata di questi documenti è determinante per dimostrare l’adempimento degli obblighi.

Adottare uno scadenzario con le date di aggiornamento formativo per ciascun lavoratore è la misura organizzativa più efficace per non trovarsi con attestati scaduti alla prima ispezione.

Errori da evitare

Formare il lavoratore in ritardo rispetto all’avvio della mansione è l’errore più frequente e quello con le conseguenze più gravi: se un infortunio avviene nelle prime giornate di lavoro e la formazione non era ancora stata erogata, la posizione del datore di lavoro risulta gravemente compromessa sia sotto il profilo penale che civile.

Scegliere la formazione in e-learning per mansioni che richiedono verifica pratica è un secondo errore comune: la comodità della modalità a distanza non deve prevalere sulla verifica del rispetto della normativa applicabile alla specifica mansione. Alcune abilitazioni — ad esempio per l’uso di carrelli elevatori o per il lavoro in quota — prevedono obbligatoriamente una parte pratica in presenza.

Non documentare le consegne (DPI, informativa, attestati) è il terzo errore sistematico: ciò che non è documentato, in sede di controllo, è come se non fosse mai avvenuto. La firma del lavoratore sui documenti di consegna è la prova dell’adempimento.

Checklist riepilogativa per il primo giorno

Prima dell’assunzione: DVR aggiornato con la mansione; nomina RSPP verificata; identificazione corso formazione generale e specifica; prenotazione visita preventiva con il medico competente; identificazione DPI necessari.

Primo giorno: consegna DPI con istruzione all’uso e firma sul registro; illustrazione vie di esodo, punti di raccolta e addetti emergenza; consegna informativa art. 36 con firma per ricevuta; avvio formazione generale (4 ore) o verifica attestato preesistente valido; affiancamento a preposto per le lavorazioni a rischio.

Entro i primi giorni: completamento formazione specifica; eventuale nomina addetto emergenza con pianificazione corso; acquisizione giudizio di idoneità dal medico competente; archiviazione di tutti i documenti nel fascicolo del lavoratore; inserimento del lavoratore nello scadenzario degli aggiornamenti.

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