Lettera di Incarico

La lettera di incarico è l’atto formale con cui il datore di lavoro designa una persona a ricoprire un ruolo nel sistema di prevenzione aziendale e ne definisce compiti, poteri e responsabilità. È lo strumento attraverso cui si rendono certe e documentate le nomine richieste dal D.Lgs. 81/08, quali quelle di RSPP, ASPP, medico competente, addetti alle emergenze e preposti.

L’atto deve indicare con chiarezza il soggetto incaricato, il ruolo attribuito, i riferimenti normativi, i compiti assegnati e, ove pertinente, i mezzi e i poteri necessari allo svolgimento dell’incarico. Per alcune figure è prevista l’accettazione formale da parte del designato, che attesta la consapevolezza e l’adesione ai compiti conferiti.

La formalizzazione degli incarichi è essenziale per la corretta ripartizione delle responsabilità in azienda. Per il preposto, in particolare, l’individuazione è rafforzata dalle modifiche introdotte dal D.L. 146/2021, che ha imposto al datore di lavoro di individuare il preposto per le attività che lo richiedono; la nomina scritta contribuisce a evitare situazioni di preposto di fatto.

La lettera di incarico si distingue dalla delega di funzioni, che è un istituto specifico con requisiti propri di forma e contenuto e che trasferisce poteri e responsabilità tipici del datore di lavoro. Le nomine vanno conservate nel sistema documentale aziendale e aggiornate in caso di variazioni dei ruoli o dell’organizzazione.