Reportistica SSL per RSPP esterno: KPI, indici INAIL e dashboard mensile

Il D.Lgs 81/08 non prescrive una frequenza specifica per la reportistica del Servizio di Prevenzione e Protezione. Tuttavia, l'art. 35 obbliga alla riunione periodica annuale per le aziende tra 15 e 200 dipendenti e semestrale per quelle oltre i 200, che è l'occasione naturale per la presentazione formale del report SSL. Nella prassi professionale, molti RSPP esterni adottano una cadenza mensile o trimestrale per garantire un monitoraggio continuativo e per dimostrare l'adempimento dei compiti previsti dall'art. 33 co. 1 lett. a-d. La cadenza deve essere concordata nel mandato professionale o nel contratto di servizio.

Il RSPP è titolare di una posizione di garanzia secondaria rispetto al datore di lavoro. La giurisprudenza (Cass. pen. sez. IV) distingue nettamente: il RSPP risponde se ha omesso di segnalare il rischio o ha fornito indicazioni errate; non risponde se ha correttamente identificato il rischio, lo ha documentato nel report e proposto le misure correttive, ma il datore di lavoro ha scelto di non implementarle. La regola pratica è che ogni raccomandazione deve essere trasmessa per iscritto (via PEC o sistema documentale) con richiesta di riscontro, e l'eventuale rifiuto o inazione del datore deve essere documentata.

L'Indice di Frequenza (IF) si calcola con la formula: IF = (N° infortuni × 1.000.000) / Ore lavorate. Al numeratore vanno contati gli infortuni con almeno un giorno di assenza oltre quello dell'evento; si escludono gli infortuni "in itinere" se si vuole misurare solo il rischio lavorativo. Le ore lavorate (OL) sono le ore effettivamente lavorate nell'anno: si ricavano dal cedolino paghe o, per approssimazione, moltiplicando il numero di dipendenti per le ore contrattuali annue al netto di ferie, permessi e malattie. INAIL pubblica ogni anno i benchmark di settore per codice ATECO, disponibili sul portale Open Data INAIL.

Sì. Anche se il D.Lgs 81/08 non prevede un registro near-miss obbligatorio con sanzione diretta, la loro inclusione nel report è raccomandata da due prospettive. Sul piano normativo, l'art. 33 co. 1 lett. b obbliga l'SPP a "individuare le misure per la sicurezza e la salute": i near-miss sono la fonte primaria di evidenze per questa attività. Sul piano della responsabilità, un report che documenta la raccolta e il trattamento dei quasi-infortuni costituisce prova concreta dell'attività preventiva del RSPP, rilevante in caso di inchiesta post-infortunio. Per le aziende certificate ISO 45001, l'inclusione è obbligatoria ai sensi della clausola 10.2.

Per il calcolo degli indici servono: (1) N° di infortuni con assenza: dal registro infortuni SINP o, per il consolidato, dai dati INAIL ricevuti dal datore di lavoro; (2) Giorni di assenza totali: dalla gestione presenze/paghe, sommando i giorni di calendario compresi nell'assenza per infortunio (inclusi i festivi); (3) Ore lavorate: dal sistema di rilevazione presenze o dal gestionale paghe. Il datore di lavoro ha l'obbligo di conservare questi dati e di metterli a disposizione del RSPP. In assenza di un sistema presenze strutturato, si può usare come proxy il monte ore contrattuale annuo per numero di FTE, rettificato per le assenze certificate.

Non esiste un obbligo normativo di firma del datore di lavoro sul report periodico del RSPP. Tuttavia, è buona prassi professionale richiedere al datore di lavoro un riscontro scritto (via PEC o firma di presa visione) per due ragioni: dimostrare che il report è stato effettivamente consegnato e letto; e fare scattare la responsabilità del datore in caso di mancata implementazione delle misure raccomandate. Nella riunione periodica art. 35, il verbale di riunione — che deve essere redatto e conservato — svolge questa funzione di tracciabilità formale.