Sicurezza per addetti reception negli uffici: corsi e rischi della mansione

La mansione dell’addetto alla reception in ufficio

L’addetto alla reception aziendale presidia l’ingresso di uffici, sedi e studi: accoglie e registra i visitatori, gestisce il centralino e le chiamate, smista la posta e i corrieri, prenota sale e fornisce informazioni. È il front office dell’organizzazione, il primo punto di contatto col pubblico, e svolge il lavoro principalmente davanti a un computer e a un telefono, in una postazione fissa all’ingresso. A differenza del portiere d’albergo, qui il contesto è l’ufficio e il ruolo è amministrativo e di accoglienza più che alberghiero.

Questa guida è tagliata sulla persona che fa l’addetto alla reception, non sull’azienda. Vale per il dipendente di un’impresa, per l’addetto al front office di uno studio professionale e per chi lavora in appalto sui servizi di accoglienza. Per il D.Lgs. 81/08 l’addetto è un lavoratore da formare, inserire nel documento di valutazione dei rischi e tutelare come utilizzatore di videoterminale; l’azienda che lo impiega assume gli obblighi del datore di lavoro. Per i contesti vicini sono utili la guida sulla sicurezza per receptionist e portieri d’hotel e la guida sulla sicurezza per impiegati d’ufficio.

Videoterminale e postazione di front office

L’addetto alla reception lavora per gran parte del turno davanti allo schermo: gestionale dei visitatori, posta elettronica, agenda e centralino software. Quando l’uso del videoterminale è sistematico e abituale per più di venti ore settimanali, scattano gli obblighi specifici del D.Lgs. 81/08: postazione ergonomica, sorveglianza sanitaria con visita degli occhi e della vista e pause o cambi di attività dopo periodi prolungati al monitor. La postazione di front office è spesso un bancone d’ingresso non sempre progettato in modo ergonomico, e questo richiede attenzione particolare.

L’affaticamento visivo, i disturbi a collo e spalle e il mal di schiena da seduta prolungata sono i fastidi tipici. Servono monitor ben posizionati, sedute regolabili, illuminazione senza riflessi e una disposizione del bancone che non costringa a torsioni continue per accogliere chi arriva. La formazione sull’uso del videoterminale e sulla postura corretta è parte del percorso obbligatorio della mansione, da completare insieme alla formazione generale e specifica del lavoratore.

Rapporto col pubblico e rischio aggressioni

Essere alla reception significa gestire ogni tipo di persona: visitatori, fornitori, clienti scontenti e, talvolta, individui aggressivi o intrusi non autorizzati. Il rischio di aggressione verbale o fisica, di tentativi di accesso non consentito e di gestione di situazioni conflittuali è reale, soprattutto nelle sedi aperte al pubblico. L’addetto presidia anche la sicurezza fisica dell’ingresso, controllando chi entra ed esce.

La prevenzione passa da procedure chiare per la registrazione e l’accompagnamento dei visitatori, dal controllo degli accessi, dalla formazione sulla gestione delle situazioni difficili e da modalità per chiedere aiuto in caso di emergenza (allarmi, contatti rapidi con la vigilanza). Lo stress derivante dal contatto continuo col pubblico e dalla gestione dei conflitti rientra tra i fattori dello stress lavoro-correlato che il datore di lavoro deve valutare e affrontare con misure organizzative.

Ruolo nelle emergenze e gestione dei visitatori

L’addetto alla reception ha un ruolo cruciale nelle emergenze: presidiando l’ingresso, è spesso la prima persona a ricevere segnalazioni, a dover dare l’allarme, a indirizzare i soccorsi e a sapere chi si trova all’interno dell’edificio. Per questo viene frequentemente designato come addetto antincendio o addetto al primo soccorso e diventa un punto di riferimento durante l’evacuazione, gestendo i visitatori presenti che non conoscono le vie di fuga.

Questo ruolo richiede la formazione specifica per gli addetti antincendio, proporzionata al livello di rischio dell’attività, e per gli addetti al primo soccorso, oltre alla conoscenza approfondita del piano di emergenza ed evacuazione. La reception deve disporre di un elenco aggiornato delle presenze, di procedure per evacuare anche chi non è dipendente e di strumenti di comunicazione affidabili. Le prove di evacuazione periodiche servono proprio a rendere automatico questo ruolo di coordinamento.

Posture statiche, microclima e formazione obbligatoria

Stare seduti o in piedi a lungo nella stessa postazione, in un ambiente spesso vicino a porte e ingressi soggetti a sbalzi termici e correnti d’aria, genera disturbi muscolo-scheletrici e fastidi legati al microclima. La sedentarietà va contrastata con sedute ergonomiche, microppause e la possibilità di alternare la postura; il comfort termico dell’ingresso va curato perché incide sulla salute di chi lo presidia tutto il giorno.

Per il D.Lgs. 81/08 la base resta la formazione del lavoratore — formazione generale più formazione specifica sui rischi della mansione, con aggiornamento ogni cinque anni — completata prima di iniziare a lavorare. Trattandosi di attività a rischio basso da un punto di vista infortunistico, la formazione si concentra su videoterminale, postura, gestione del pubblico e, soprattutto, sul ruolo dell’addetto nelle emergenze, integrata dall’addestramento antincendio e di primo soccorso.

Organizzare la formazione con 123Formazione

Per l’addetto alla reception il piano formativo essenziale comprende la formazione generale e la formazione specifica del lavoratore con il relativo aggiornamento, la formazione sull’uso del videoterminale e, vista la sua collocazione strategica all’ingresso, la formazione come addetto antincendio e addetto al primo soccorso. Dove emerge dalla valutazione, è utile anche la formazione sulla gestione dello stress e del rapporto col pubblico.

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